Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı KURUMSAL ARŞİV VE BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARI ÇERÇEVESİNDE NÜFUS VE GÖÇMENLİK VERİLERİNİN YÖNETİMİ Ayşe Müjgan TUNA Yüksek Lisans Tezi Ankara, 2025 KURUMSAL ARŞİV VE BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARI ÇERÇEVESİNDE NÜFUS VE GÖÇMENLİK VERİLERİNİN YÖNETİMİ Ayşe Müjgan TUNA Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi Ankara, 2025 KABUL VE ONAY Ayşe Müjgan Tuna tarafından hazırlanan “Kurumsal Arşiv ve Belge Yönetimi Uygulamaları Çerçevesinde Nüfus ve Göçmenlik Verilerinin Yönetimi” başlıklı bu çalışma, 16 Ocak 2025 tarihinde yapılan savunma sınavı sonucunda başarılı bulunarak jürimiz tarafından yüksek lisans tezi olarak kabul edilmiştir. Prof. Dr. Bülent Yılmaz Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ (Danışman) Yukarıdaki imzaların adı geçen öğretim üyelerine ait olduğunu onaylarım. Prof. Dr. Uğur ÖMÜRGÖNÜLŞEN Enstitü Müdürü YAYIMLAMA VE FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI BEYANI Enstitü tarafından onaylanan lisansüstü tezimin/raporumun tamamını veya herhangi bir kısmını, basılı (kağıt) ve elektronik formatta arşivleme ve aşağıda verilen koşullarla kullanıma açma iznini Hacettepe Üniversitesine verdiğimi bildiririm. Bu izinle Üniversiteye verilen kullanım hakları dışındaki tüm fikri mülkiyet haklarım bende kalacak, tezimin tamamının ya da bir bölümünün gelecekteki çalışmalarda (makale, kitap, lisans ve patent vb.) kullanım hakları bana ait olacaktır. Tezin kendi orijinal çalışmam olduğunu, başkalarının haklarını ihlal etmediğimi ve tezimin tek yetkili sahibi olduğumu beyan ve taahhüt ederim. Tezimde yer alan telif hakkı bulunan ve sahiplerinden yazılı izin alınarak kullanılması zorunlu metinlerin yazılı izin alınarak kullandığımı ve istenildiğinde suretlerini Üniversiteye teslim etmeyi taahhüt ederim. Yükseköğretim Kurulu tarafından yayınlanan “Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge” kapsamında tezim aşağıda belirtilen koşullar haricince YÖK Ulusal Tez Merkezi / H.Ü. Kütüphaneleri Açık Erişim Sisteminde erişime açılır. o Enstitü / Fakülte yönetim kurulu kararı ile tezimin erişime açılması mezuniyet tarihimden itibaren 2 yıl ertelenmiştir. (1) o Enstitü / Fakülte yönetim kurulunun gerekçeli kararı ile tezimin erişime açılması mezuniyet tarihimden itibaren ... ay ertelenmiştir. (2) o Tezimle ilgili gizlilik kararı verilmiştir. (3) ……/………/…… Ayşe Müjgan TUNA 1“Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge” (1) Madde 6. 1. Lisansüstü tezle ilgili patent başvurusu yapılması veya patent alma sürecinin devam etmesi durumunda, tez danışmanının önerisi ve enstitü anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü veya fakülte yönetim kurulu iki yıl süre ile tezin erişime açılmasının ertelenmesine karar verebilir. (2) Madde 6. 2. Yeni teknik, materyal ve metotların kullanıldığı, henüz makaleye dönüşmemiş veya patent gibi yöntemlerle korunmamış ve internetten paylaşılması durumunda 3. şahıslara veya kurumlara haksız kazanç imkanı oluşturabilecek bilgi ve bulguları içeren tezler hakkında tez danışmanının önerisi ve enstitü anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü veya fakülte yönetim kurulunun gerekçeli kararı ile altı ayı aşmamak üzere tezin erişime açılması engellenebilir. (3) Madde 7. 1. Ulusal çıkarları veya güvenliği ilgilendiren, emniyet, istihbarat, savunma ve güvenlik, sağlık vb. konulara ilişkin lisansüstü tezlerle ilgili gizlilik kararı, tezin yapıldığı kurum tarafından verilir *. Kurum ve kuruluşlarla yapılan işbirliği protokolü çerçevesinde hazırlanan lisansüstü tezlere ilişkin gizlilik kararı ise, ilgili kurum ve kuruluşun önerisi ile enstitü veya fakültenin uygun görüşü üzerine üniversite yönetim kurulu tarafından verilir. Gizlilik kararı verilen tezler Yükseköğretim Kuruluna bildirilir. Madde 7.2. Gizlilik kararı verilen tezler gizlilik süresince enstitü veya fakülte tarafından gizlilik kuralları çerçevesinde muhafaza edilir, gizlilik kararının kaldırılması halinde Tez Otomasyon Sistemine yüklenir * Tez danışmanının önerisi ve enstitü anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü veya fakülte yönetim kurulu tarafından karar verilir. ETİK BEYAN Bu çalışmadaki bütün bilgi ve belgeleri akademik kurallar çerçevesinde elde ettiğimi, görsel, işitsel ve yazılı tüm bilgi ve sonuçları bilimsel ahlak kurallarına uygun olarak sunduğumu, kullandığım verilerde herhangi bir tahrifat yapmadığımı, yararlandığım kaynaklara bilimsel normlara uygun olarak atıfta bulunduğumu, tezimin kaynak gösterilen durumlar dışında özgün olduğunu, Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ danışmanlığında tarafımdan üretildiğini ve Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Tez Yazım Yönergesine göre yazıldığını beyan ederim. Ayşe Müjgan TUNA iv Yaşama hakkı elinden alınan tüm kadın ve çocuklara……. v ÖZET TUNA, Ayşe Müjgan. Kurumsal Arşiv ve Belge Yönetimi Uygulamaları Çerçevesinde Nüfus ve Göçmenlik Verilerinin Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ankara, 2025. Nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi, bir toplumun sosyal, ekonomik ve çevresel gelişimini şekillendiren kritik bir unsurdur. Nüfus ve göçmen verilerinin doğru ve etkili bir şekilde yönetilmesi, devletlerin ve kurumların sürdürülebilir kalkınma hedeflerine ulaşmasında büyük bir rol oynamaktadır. Nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve saklanmasının ötesinde düşünülmesi gerekmektedir. Bu kapsamda özellikle dijitalleşme süreciyle veri güvenliği, erişilebilirlik, doğruluk ve yasal uyumluluk ön plana çıkmaktadır. İlgili verilerin doğru bir şekilde yönetilmesi, yalnızca bireylerin haklarının korunması açısından değil, aynı zamanda devletin politika ve hizmet sunumlarını şekillendirmesi bakımından da büyük bir öneme sahiptir. Araştırmada bu çerçevede literatüre dayalı olarak mevcut durum değerlendirildikten sonra, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde Vatandaşlık Hizmetleri Daire Başkanlığında yürütülen nüfus ve göçmenlik iş ve işlemlerinin analiz edilmiştir. Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde çalışan 81 personel ile var olan koşullar sorunları ve olası çözümlerini değerlendirebilmek için anket uygulanmış ve yapılandırılmış görüşme tekniklerinden yararlanılmıştır. Elde edilen sonuçlara dayanarak iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, altyapı sorunlarının gidermesi, insan kaynağı yetiştirme ve sitemlerinin yeniden organizasyonuna dönük çözüm önerileri sıralanmıştır. Elde edilen sonuçlar doğrultusunda “Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde Vatandaşlık Hizmetleri Daire Başkanlığında yürütülen nüfus ve göçmen verilerini yönetiminde etkinliğin artırılabilmesi için veri yönetim sistemleri ve yazılım altyapılarının entegrasyonu sağlanmalı, bürokrasiyi etkinleştirmek için yetkilendirmeler yeniden düzenlenmeli, ilgili personele nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi konusunda eğitim programları düzenlenmeli, rehber dokümanlar hazırlanmalıdır” şeklinde belirlenen hipotez doğrulamıştır. Anahtar Sözcükler Nüfus ve göçmen arşivleri, veri yönetimi, belge yönetimi vi ABSTRACT TUNA, Ayşe Müjgan. Management of Population and Immigration Data within the Framework of Institutional Archiving and Records Management Practices, Master’s Thesis, Ankara, 2025. The management of population and migration data is a critical factor shaping the social, economic, and environmental development of a society. Accurate and effective management of population and migration data plays a significant role in enabling governments and institutions to achieve their sustainable development goals. Managing such data should be considered beyond merely producing, organizing, and storing records. In this context, particularly with the digitalization process, data security, accessibility, accuracy, and legal compliance come to the forefront. Proper management of these data is not only essential for protecting individual rights but also for shaping state policies and service delivery. In this study, after evaluating the current state based on the literature, the processes carried out by the Directorate General of Population and Citizenship Affairs within the Department of Citizenship Services were analyzed. A survey and structured interview techniques were utilized with 81 staff members working in the Directorate General of Population and Citizenship Affairs to assess existing conditions, identify challenges, and explore potential solutions. Based on the findings, recommendations were made for restructuring business processes, addressing infrastructure problems, training human resources, and reorganizing systems. The results suggest that to enhance the efficiency of managing population and migration data in the Directorate General of Population and Citizenship Affairs, the integration of data management systems and software infrastructure should be ensured. Bureaucratic processes should be streamlined by reorganizing authorizations, training programs on managing population and migration data should be provided for relevant personnel, and guideline records should be prepared. Keywords Population and immigration archives, data and records management vii İÇİNDEKİLER KABUL VE ONAY………………………………………………………………..….. i YAYIMLAMA VE FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI BEYANI……………….…... ii ETİK BEYAN…………………………………………………………………….…... iii ÖZET……………………………………………………………………………….…. v ABSTRACT………………………………………………………………………....... vi İÇİNDEKİLER………………………………………………………………………. vii TABLOLAR DİZİNİ…………………………………………………………….…... x ŞEKİLLER DİZİNİ………………………………………………………………....... xiii GRAFİKLER DİZİNİ……………………………………………………………….. xiv RESİMLER DİZİNİ………………………………………………………………….. xv 1. BÖLÜM: GİRİŞ……………………………………………………………………. 1 1.1. KONUNUN ÖNEMİ……………………………………………………….. 2 1.2. ARAŞTIRMANIN AMACI, PROBLEMİ VE HİPOTEZİ……………... 4 1.3. ÇALIŞMA ALANI, YÖNTEMİ VE VERİ TOPLAMA TEKNİKLERİ………………………………………………………………...... 6 1.4. ARAŞTIRMA DÜZENİ…………………………………………………… 9 1.5. KAYNAKLAR……………………………………………………………... 10 2. BÖLÜM: BELGE YÖNETİMİ SİSTEMLERİ VE VERİ YÖNETİMİ UYGULAMALARI…………………………………………………………………… 13 2.1. BELGE YÖNETİMİ SİSTEMLERİ VE UYGULAMALARI………….. 13 2.2. BELGE YÖNETİMİ VE VERİ YÖNETİMİ İLİŞKİSİ…………………. 17 2.2.1. Veri ve Arşivsel Veri Kavramları………………………………..….. 18 2.2.2. Belge Yönetimi ve Veri Yönetimi İlişkisi…………………….……. 19 2.2.3. Arşiv Yönetimi ve Veri Yönetimi İlişkisi……………………….….. 20 2.3. VERİ ENTEGRASYONU………………………………………………..... 21 2.4. DİJİTAL ARŞİV UYGULAMALARI…………………………………..... 22 2.4.1. Dijital Dönüşüm……………………………………………………. 25 viii 2.5. ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ KAPSAMINDA NÜFUS VE GÖÇMEN VERİLERİNİN YÖNETİMİ……………………………………… 27 3. BÖLÜM: NÜFUS VERİLERİNİN YÖNETİMİ…………………………………. 31 3.1. NÜFUS VERİLERİNİN KAVRAMSAL ÇERÇEVESİ…………………. 32 3.2. OSMANLIDAN GÜNÜMÜZE NÜFUS VE VATANDAŞLIK İŞLERİNİN GELİŞİMİ VE YAPILANMASI………………………………... 35 3.3. NÜFUS VE VATANDAŞLIK İŞLERİ GÖÇMENLİK VERİLERİNİN YÖNETİMİNE DÖNÜK GELİŞMELER…………………............................. 40 3.3.1. Yugoslavya Türklerinin Göçü…………………………………….... 41 3.3.2. Bulgaristan Türklerinin Göçü……………………………………..... 43 3.3.3. Yunanistan Türklerinin Göçü……………………………………..... 44 3.3.4. Romanya Türklerinin Göçü………………………………………… 46 3.4. GÖÇMEN NÜFUSUNUN KAYIT TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ…… 47 3.4.1. Göçmen Nüfus Kaydının Düzenlenmesi Süreci Göçmen Dosyası (İsim Denklik Belgesi) İş ve İşlemleri…………………………………...... 55 3.4.2. Göçmenlik Biriminde Yürütülen İşlemlere İlişkin Yasal Mevzuat Analizi…………………………………....................................................... 57 3.5. NÜFUS VE VATANDAŞLIK HİZMETLERİNDE DİJİTAL DÖNÜŞÜM……………………………………………………………………… 61 3.6. ELEKTRONİK VERİ YÖNETİMİ SİSTEMLERİ VE NÜFUS VERİ… 63 3.6.1. E-Devlet Kapısı…………………………………………………….. 66 3.6.2. Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS)………………………..... 67 3.6.3. Ulusal Adres Veri Tabanı (UAVT)……………………………….... 68 3.6.4. Adres Kayıt Sistemi (AKS)……………………………………….... 68 3.6.5. Dijital Arşiv Projesi (DAP)……………………………………….... 69 3.6.6. Kimlik Paylaşımı Sistemi (KPS)………………………………….... 72 3.6.7. Elektronik Vatandaşlık Sistemi (E-Vatan)………………………..... 72 ix 4. BÖLÜM: BULGULAR VE DEĞERLENDİRME………………………………. 79 4.1. DEMOGRAFİK BULGULAR………………………………………...…... 79 4.2. BİLGİYE ERİŞİMDE KULLANILAR KANALLAR İLE İLGİLİ BULGULAR…………………………………………………………………..... 80 4.3. ARŞİVLENEN VERİLER HAKKINDA BULGULAR………………… 85 4.4. YASAL VE İDARİ DÜZENLEMELER HAKKINDA BULGULAR…. 87 4.5. NÜFUS VERİLERİNİN YÖNETİMİNDE KARŞILAŞILAN SORUNLARA İLİŞKİN BULGULAR……………………………………….. 93 4.6. NÜFUS VERİLERİNE YÖNELİK BİLİNÇ DÜZEYLERİNE İLİŞKİN BULGULAR……………………………………………………………………. 106 4.7. NÜFUS VERİLERİNİN YÖNETİMİNDE İHTİYAÇ DUYULAN VERİYE YÖNELİK BULGULAR…………………………………………… 109 4.8. VERİ ENTEGRASYONUNA İLİŞKİN BULGULAR…………………. 110 4.9. KATILIMCILARIN, NÜFUS VE GÖÇMEN VERİLERİNE İLİŞKİN BİLGİ SİSTEMLERİ, İŞ SÜREÇLERİ VE BELGE YÖNETİMİ HAKKINDAKİ GÖRÜŞLERİ……………………………………………….... 112 SONUÇ VE ÖNERİLER…………………………………………………………….. 113 KAYNAKÇA………………………………………………………………………..… 126 EK-1: ORJİNALLİK RAPORU……………………………………………….……. 132 EK-2: ETİK KURUL İZNİ……………………………………………………..……. 134 EK-3: NÜFUS VE GÖÇMENLİK VERİLERİNİN YÖNETİMİNE YÖNELİK ANKET………………………………………………………………………………... 135 x TABLOLAR DİZİNİ Tablo 1. 1923-2007 Yıllar Arası Türkiye’ye Gelen Göçmen Sayısının Ülkelere Göre Dağılımı……………………………………………………………………. 46 Tablo 2. 1923-1960 yıllara arası Türkiye’ye gelen göçmenlerin en fazla yerleştirildiği il dağılımı…………………………………………………………. 55 Tablo 3. Katılımcıların unvan dağılımları………………………………………. 79 Tablo 4. Katılımcıların çalışma sürelerine göre unvan dağılımları……………... 80 Tablo 5. İhtiyaç duyulan bilgiye erişim kanalları……………………………….. 81 Tablo 6. Arşivlenen nüfus verilerine erişim ve yönetim sağlama şekilleri……... 82 Tablo 7. Yapılan iş ve işlemlerde kullanılan belge türlerinin dağılımı…………. 82 Tablo 8. Yapılan iş ve işlemlerde kullanılan veri kategorilerinin dağılımı……... 83 Tablo 9. Arşivlenen nüfus veriler toplanma ve hazırlanma dağılımı…………… 85 Tablo 10. İş süreçlerini yürütürken oluşan/topladığınız nüfus verilerinin ne oranda etkili arşivleniyor/saklanıyor/yedekleniyor dair…………………………. 87 Tablo 11. İşlemlerinin etkin yürütülebilmesi için yasal ve idari düzenleme(ler) olup olmadığı…………………………………………………………………….. 88 Tablo 12. Veri akışları (iş akışları) yürütülme şekiller………………………….. 88 Tablo 13. Veri akışlarının yönetiminde yazılı ya da tanımlanmış bir yönergeye yürütülen aşamalar ……………………………………………………………… 89 Tablo 14. Arşivleme süreç ve yöntemlerinin iyileştirilmesinin iş süreçlerinizi daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesine yönelik bilinç düzeyi …………….. 90 Tablo 15. Arşivleme süreç ve yöntemlerinin iyileştirilmesinin iş süreçlerinizi daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesine yönelik bilinç düzeyi……………... 91 Tablo 16. Nüfus ve göçmen belgelerine uygulanan arşivleme yönteminin ne oranda yeterli ve etkili olduğuna dair bilinç düzeyi………………………………. 92 Tablo 17. Arşivlenen nüfus ve göçmen verilerine yönelik karar/hizmet geliştirme süreçlerinde ne oranda kullanıldığına dair bilinç düzeyi………………………… 93 xi Tablo 18. Nüfus ve göçmen veri yönetiminde en fazla karşılaşılan sorunlar…………………………………………………………………………... 94 Tablo 19. Arşivlenen nüfus ve göçmen verilerine erişim sağlayamama sebepleri.. 95 Tablo 20. Nüfus ve göçmen verileri sorunlarına yönelik çözüm önerileri……… 96 Tablo 21. Arşivlenen nüfus ve göçmenlik verilerinin depolanması için kullanılan altyapılar…………………………………………………………………………. 98 Tablo 22. Nüfus ve göçmen verisinin kurumsal arşivde ne kadar süre ile saklanacağını haberdar olma durumu ……………………………………………. 98 Tablo 23. Birimde arşivlenen verilerin gerekli sürelerde muhafaza edilmesi gerektiğine dair etkin kurumsal politikalar olup olmadığı …………………….… 99 Tablo 24. Arşivsel verilerin (nüfus ve göçmen belgeleri) saklama ve yönetim politikaları etkin uygulandığına dair bilinç düzeyi ………………………………. 100 Tablo 25. Arşivsel verilerin (nüfus ve göçmen belgeleri) saklama ve yönetim politikaları hakkında katılımcıların bilgi düzeyi…………………………………. 101 Tablo 26. Katılımcıların kurumda uygulanan arşivsel verilerin (nüfus ve göçmen belgeleri) saklama ve yönetim politikalarını bilmesi iş süreçlerine katkı sağlama düzeyi …………………………………………………………………………… 103 Tablo 27. İş süreçleri sonucunda oluşan nüfus ve göçmen verisinin güvenle saklandığını ve istenildiği zaman veriye ulaşma düzeyi ……………………..…. 104 Tablo 28. Nüfus ve göçmen belgelerinin güvenle saklanmasının ve istenilen zaman ulaşılabilir olmasının kurumsal yapıyı güçlendirme düzeyi ………….…. 105 Tablo 29. Nüfus ve göçmen veri yönetim süreçleri hakkında farkındalık düzeyi durumunda bu verilere kolay erişim sağlama düzeyi……………………………. 106 Tablo 30. Diğer kurum/kuruluşların iş süreçlerinin yürütülmesi esnasında oluşan verilere birimde yürütülen iş süreçlerinde ihtiyaç duyma düzeyi……….. 107 Tablo 31. Farklı iş ve süreçlerin yürütülmesi esnasında oluşan veriye ihtiyaç duymanız durumunda bu verilere etkili ve kolay erişim düzeyi………………… 108 Tablo 32. Sistemler arası veri aktarımı ve entegrasyonunda yaşanan eksikliklerin sebepleri…………………………………………………………………………. 109 Tablo 33. Farklı iş ve süreçlerin yürütülmesi esnasında oluşan veriye ihtiyaç duymanız durumunda bu verilere etkili ve kolay erişim düzeyi………………… 110 Tablo 34. Sistemler arası veri aktarımı ve entegrasyonunda yaşanan eksikliklerin sebepleri……………………………………………………………………………….. xii 111 Tablo 35. İş süreçlerinde yürütülen farklı bilgi sistemlerinin entegrasyonun (sistemler arası veri aktarımı) yeterlilik düzeyi……………………………….…. 111 xiii ŞEKİLLER DİZİNİ Şekil 1. Belge-arşiv yönetimi ile ilgili standart ve yasal düzenleme………………………………………………………….……. 17 Şekil 2. Nüfus veri yönetimi ile ilgili kanunlarının bazıları…..…………..... 40 Şekil 3. Nüfus kayıtlarına(göçmen) yönelik kanunların kronolojisi………... 48 Şekil 4. Göçmen olarak Türk vatandaşlığını kazanma standart dosya planı… 56 Şekil 5. Göçmen biriminde yürütülen işlemleri diyagramı…………………. 61 Şekil 6. E-vatandaşlık sisteminde işlem türüne göre standart dosya kodu….. 73 Şekil 7. E-vatandaşlık sisteminde dosya türüne göre standart dosya kodu….. 73 Şekil 8. Vatandaşlık hizmetleri daire başkanlığı standart dosya planı…………….. 75 xiv GRAFİKLER DİZİNİ Grafik 1. Hane halkı bilişim teknolojileri kullanım araştırması ve girişimlerde bilişim teknolojileri kullanım araştırması………….. 67 Grafik 2. İş ve İşlemler yapılırken kullanılan veri format dağılım grafiği… 84 Grafik 3. Arşivlenen nüfus veri tür dağılımı grafiği……………………….. 85 Grafik 4. Nüfus verileri kategorize edilme şekilleri yönelik grafik……….. 86 xv RESİMLER DİZİNİ Resim 1. 1989 yılında önce Yugoslavya haritası…………………………… 43 Resim 2. Yugoslavya dağıldıktan sonraki harita…………………………… 43 Resim 3. Tabiiyet Beyannamesi……………………………………………. 52 Resim 4. Muhacir Kağıdı…………………………………………………... 52 Resim 5. Passeport D'emigration…………………………………………… 53 Resim 6. Laisser Passer Pour Etranger……………………………………... 53 Resim 7. Adres kayıt sisteminin görüntüsü……………………………….... 70 Resim 8. E-vatan sistemi başvuru sorgulama ekranı……………………….. 76 1 1.BÖLÜM GİRİŞ Nüfus verileri bir ülkenin sosyal, ekonomik ve kültürel yapısını anlamak ve geleceğe yönelik planlamalar yapmak için temel kaynaklardır. Türkiye’de nüfus verilerinin yönetimi, tarihsel olarak Osmanlı İmparatorluğu’ndan Cumhuriyet dönemine kadar önemli bir yer tutmuş ve sürekli olarak gelişen bir süreç olmuştur. Bu veriler, kamu politikalarının şekillendirilmesi, altyapı yatırımlarının planlanması, sağlık ve eğitim gibi kamu hizmetlerinin etkin sunulması ve ekonomik kalkınmanın izlenmesi için kritik öneme sahiptir. Ancak, nüfus verilerinin yönetimi, yalnızca verilerin toplanması ve saklanmasından ibaret değildir. Bu süreç, veri güvenliği, erişilebilirlik, doğruluk, yasal uyumluluk ve etkili veri entegrasyonu gibi unsurları da içerir (Doğu, vd. 2021). Türkiye, 1990’lı yıllardan itibaren hızla dijitalleşme yolunda önemli adımlar atmış olsa da nüfus verilerinin yönetiminde hâlâ çeşitli bürokratik engeller ve karmaşık prosedürler söz konusudur. Nüfus sayımlarından kişisel bilgilerin bulundurulduğu sistemlere ve depolama alanlarına nüfus verilerin yönetiminde çeşitli zorluklarla karşılaşılmaktadır. Ayrıca, farklı kurumlar arasında veri paylaşımındaki aksaklıklar, veri güvenliği ve gizliliği konusundaki endişeler, nüfus verilerinin etkin kullanımını sınırlayan faktörler arasında sıralanmakladır. Bu kapsamda tez çalışmasında Türkiye’de nüfus ve göçmen verilerinin yönetiminde karşılaşılan zorluklar, bürokratik engeller ve bu koşuların iyileştirilmesine dönük yapılabileceklerin incelenmesi hedeflenmiştir. Yine dijitalleştirme ve dijital nüfus verilerinin yönetimi çalışmanın alanı kapsamında değerlendirilmiştir. Tezin sonuç bölümünde nüfus verilerinin daha verimli ve etkili bir şekilde yönetilmesi için yapılması gerekenler öneriler şeklinde sunulmuş, yeniden yapılandırma sürecinin kamu yönetimi ve toplum hizmetleri üzerindeki potansiyel etkileri değerlendirilmiştir. Çalışmada Türkiye’nin mevcut nüfus ve göçmen veri yönetim sistemi analiz edilerek, bu alandaki iyileştirme gereklilikleri ve bu iyileştirmelerin toplumsal faydalar tartışılmaktadır. 2 1.1. KONUNUN ÖNEMİ Türkiye'de nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi, tarihsel olarak belirli dönemlerde yaşanan göç hareketleri, yerleşim düzenindeki değişiklikler ve teknolojik gelişmelerle paralel bir değişim göstermiştir. Nüfus sayımlarının düzenli olarak yapılması, devletin ve ilgili kurumların bu veriler üzerinden doğru tahminler yapabilmesini sağlamıştır. Ancak, veri yönetimindeki bürokratik engeller, karmaşık prosedürler ve teknolojik altyapı eksiklikleri, zaman zaman bu verilerin etkin bir şekilde kullanılmasını engellemiştir. Günümüzde dijital teknolojiler, kurum ve kuruluşların hizmet sunumlarında ve yönetim süreçlerinde merkezi bir rol oynamaktadır. Dijital dönüşüm, bireysel ve kurumsal bilgi teknolojilerinin entegrasyonu ile gerçekleşir ve bu süreç, kurumsal yapı üzerindeki etkilerini kapsamaktadır. Bu dönüşüm, kurumların iş yapma biçimlerini radikal bir şekilde değiştirmekte, verimliliklerini artırmakta ve kullanıcı deneyimini geliştirmektedir. Dijital teknolojiler, veri analitiği, otomasyon ve bulut bilişim gibi araçlarla bilgi akışını hızlandırarak, karar verme süreçlerini daha etkin hale getirmektedir. Böylece, kurumlar daha çevik ve yenilikçi bir şekilde hareket etme kapasitesine sahip olurken, aynı zamanda rekabet avantajı elde etmektedir. Dijital dönüşüm, sürdürülebilirlik ve gelişim için vazgeçilmez bir süreç olarak öne çıkmaktadır (Aydın, 2023). Türkiye’de ise 2006 yılında başlanılan "E-Devlet Projesi" ile birlikte kamu hizmetlerinin daha geniş bir dijital platformda sunulması hedeflenmiştir. E-Devlet uygulamaları, vatandaşların kamu kurumlarıyla olan işlemlerini internet üzerinden gerçekleştirmelerine olanak tanımış ve kamu hizmetlerinin erişilebilirliğini artırmıştır. Bu projeler, Türkiye'deki dijitalleşme sürecinin temel taşlarını oluşturmuş ve kamu yönetiminde önemli bir dönüşüm sürecinin başlangıcını işaret etmiştir. E-devlet uygulamalarının bir parçası olarak elektronik belge ve arşiv yönetimi uygulamaları fiziki olarak yürütülen iş ve işlemleri elektronik ortama taşımış, fiziksel depolama alanlarının azaltılmasında ve arşivlerde aranan belgelerin daha hızlı bir şekilde bulunabilmesinde önemli avantajlar sağlamıştır. Geleneksel arşivleme yöntemleriyle karşılaştırıldığında, dijital arşivleme, belgelerin depolanması, düzenlenmesi ve erişimi konusunda daha verimli bir yaklaşım 3 sağlamaktadır. Bu sistemler, belgelerin dijital ortamda saklanması sayesinde fiziksel alan ihtiyacını azaltırken, arama ve erişim süreçlerini de hızlandırır (Özdemirci ve diğerleri, 2013). Kamu hizmetleri arasında önemli bir yere sahip olan Nüfus ve Vatandaşlık hizmetleri Osmanlıdan günümüze geniş yelpazede yürütülmektedir. Cumhuriyetin ilanından sonra, nüfus işlerinin düzenlenmesi ve sağlıklı kayıtların tutulması amacıyla İstatistik Umumi Müdürlüğü kurulmuştur. Bu kurum, doğru ve güvenilir bilgi aktarımını sağlamak için gerekli yasal düzenlemeleri hayata geçirmiştir. Bu düzenlemeler, nüfus kayıtlarının eksiksiz ve hatasız bir şekilde tutulmasını, verilerin güvenliğini ve doğruluğunu garanti altına almayı hedeflemiştir (Çakmak, 2009). Bu hedefini yerine getirmek için 1993 yılında Türkiye’nin ilk dijital kamu hizmeti olan "MERNİS" (Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi) projesi hayata geçirilmiştir. MERNİS, nüfus kayıtlarının dijital ortamda tutulmasını sağlamak amacıyla geliştirilmiş ve bu sayede vatandaşların doğum, ölüm, evlilik gibi olaylarının kaydı merkezi bir sistemde toplanmıştır. Bu sistem, kamu yönetiminde dijitalleşmenin ilk adımlarından biri olarak kabul edilmektedir (Çimen,2012; Çakmak, 2013, Bozbeyoğlu ve Tılıç, 2011). Nüfus arşivlerinin veri güvenliği, erişilebilirlik, doğruluk ve yasal uyumluluk açısından son derece kritik bir öneme sahiptir. Bu veriler, doğum, ölüm, evlilik, boşanma gibi bireylerin yaşam döngüsündeki önemli olayları kaydetme işlevine sahiptir. Bu süreçlerin düzenli ve doğru bir şekilde yürütülmesi, ülkedeki demografik yapının izlenmesi ve analiz edilmesi açısından elzemdir. Genel Müdürlük, İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü ile diğer ilgili kurumların ortak çalışma yürütebileceği çeşitli platformlar oluşturulmuştur. Bu platformlar, Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS), Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Vatandaşlık Sistemi (E-Vatan) ve Adres Kayıt Sistemi (AKS) örnek verilebilir. Bu sistemler entegre bir şekilde faaliyet göstermekte olup, kurumlar arası veri paylaşımı ve koordinasyonu etkin biçimde kullanılmaktadır. Bu sistemlerin entegrasyonları sayesinde, vatandaşlık ve nüfus işlemleri daha güvenli, hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmektedir (Bincan, 2022). Nüfus verileri bireylerin yaşam döngülerindeki temel olayların (doğum, ölüm, evlenme, boşanma gibi) kayıt altına alınmasını sağlarken, devletin kamu hizmetlerini etkin bir şekilde sunulabilmesi için son derece önemlidir. Nüfus ve göçmen verilerinin doğru, 4 güvenli ve erişilebilir bir şekilde yönetilmesi hem bireylerin haklarının korunması hem de devletin politikalarının şekillendirilmesi açısından elzemdir. 1.2. ARAŞTIRMANIN AMACI, PROBLEMİ VE HİPOTEZİ Nüfus ve göçmen verilerinin doğru bir şekilde arşivlenmesi, yalnızca bireylerin haklarının korunması açısından değil, aynı zamanda devletin politika ve hizmet sunumlarını şekillendirmesi bakımından da büyük bir öneme sahiptir. Örneğin, bu veriler sağlık, eğitim, sosyal güvenlik gibi alanlarda stratejik planlamalar yapmak için gereklidir. Ayrıca, doğru ve güncel nüfus verileri, kamu yönetiminde yapılan reformlar ve dijital dönüşüm süreçlerinde etkin bir şekilde kullanılabilmektedir. Nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi, sadece belgelerin düzenlenmesi ve saklanmasından ibaret değildir. Bu süreç, veri güvenliği, erişilebilirlik, doğruluk ve yasal uyumluluk unsurlarının entegrasyonunu gerektirir ve bu sayede toplumun ihtiyaçlarına yanıt verebilecek sağlam bir veri temeli oluşturur. Bu araştırmada ilk olarak Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde Vatandaşlık Hizmetleri Daire Başkanlığında yürütülen nüfus ve göçmenlik iş ve işlemlerinin mevcut durumu ortaya koymak amaçlanmaktadır. Bu kapsamda çalışmanın hedeflerini belirlerken göz önüne alınan koşulları aşağıdaki maddelerde sıralanmaktadır: 1. İş Süreçlerinin Kısaltılması: Yapılan incelemeler, göçmenlik iş süreçlerinin belirli aşamalarında zaman kaybına neden olan bürokratik engeller ve karmaşık prosedürlerin bulunduğunu göstermektedir. Bu süreçlerin yeniden yapılandırılması, iş akışlarının daha verimli hale getirilmesi ve dijital çözümlerin entegrasyonu ile işlem sürelerinin önemli ölçüde kısaltılması mümkündür. 2. Altyapı Sorunlarının Tespiti: Mevcut altyapının yetersiz olması işlem sürelerini uzatmakta ve hizmet kalitesini düşürebilmektedir. Özellikle veri yönetim sistemleri ve yazılım altyapılarındaki eksiklikler, bilgi akışını sekteye uğratabilmektedir. 3. Nedenler ve Sonuçlar: Altyapı sorunlarının temel nedenleri arasında yetersiz teknolojik donanım, eğitim eksiklikleri ve iş süreçlerine dair yeterli bilgi birikiminin olmaması bulunmaktadır. Bu sorunlar hem göçmenlerin hizmetlerden 5 yararlanmasını zorlaştırmakta hem de kamu kurumlarının verimliliğini olumsuz etkilemektedir. 4. Çözüm Önerileri: Çalışma, yukarıda belirtilen koşulların iyileştirilmesini amaçlamaktadır. Bunlar arasında, teknolojik altyapının güçlendirilmesi, personel eğitim programlarının uygulanması ve süreçlerin daha şeffaf hale getirilmesi yer almaktadır. Ayrıca, dijital dönüşümün desteklenmesi ve entegrasyonu, veri yönetim sistemlerinin etkinliğini artırarak işlemlerin hızlanmasına katkı sağlayabileceği öngörülmektedir. Bu kapsamda araştırma soruları aşağıdaki şekilde hazırlanmıştır: 1. Nüfus ve göçmenlik verilerinin yönetimine ilişkin belge yönetimi ve arşiv uygulamalarıyla ilgili olarak hangi yönergeler, yönetmelikler veya el kitapları kullanılmaktadır? 2. Nüfus ve göçmenlik biriminde hangi tür nüfus verileri bulunmaktadır? 3. Nüfus ve göçmenlik birimlerinde arşivlenen nüfus verilerinin yönetimi nasıl sağlanmaktadır? 4. Nüfus ve göçmenlik birimlerinde arşivsel nüfus veri yönetimi ile ilgili hangi zorluklarla karşılaşılmaktadır? 5. Nüfus ve göçmenlik birimlerinde sistemler arası veri aktarımı ve entegrasyonunda hangi sorunlar yaşanmaktadır? Çalışmanın problemi Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde Vatandaşlık Hizmetleri Daire Başkanlığında nüfus ve göçmen verileri etkili biçimde yönetilememektedir şeklinde belirlenmiştir. 6 Araştırmanın temel hipotezi aşağıda yer almaktadır: Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nde Vatandaşlık Hizmetleri Daire Başkanlığında yürütülen nüfus ve göçmen verilerini yönetiminde etkinliğin artırılabilmesi için; veri yönetim sistemleri ve iş uygulamaları arasındaki entegrasyonunun sağlanmasına, bürokrasiyi etkinleştirmek için yetkilendirmelerin yeniden düzenlenmesine, ilgili personele nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi konusunda eğitim programlarının oluşturulmasına ve rehber dokümanların hazırlanmasına gereksinim vardır. Çalışmanın alt hipotezleri aşağıda sıralanmaktadır: 1. Nüfus ve göçmenlik verilerinin yönetilmesine dönük yasal düzenlemelerin geliştirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. 2. Nüfus ve göçmenlik iş ve işlemleri yürütülürken birimlerde bulunmayan nüfus belgeleri için gerçekleştirilen yazışmalar bürokratik süreçleri uzatmaktadır. 3. Nüfus ve göçmenlik birimlerinde iş ve işlemlerin sistem odaklı değil personel odaklı yürütülmesi verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir. 4. Kullanılan bilgi sistemlerin bütünleşik yapıda birbiriyle entegre şekilde çalışmaması, sistemler arasında veri alışverişini güçleştirmekte ve iş süreçlerinde etkinliği ve verimliliği azaltmaktadır. 5. Nüfus ve göçmen verileri üzerine çalışan personelin veri yönetim süreçleri hakkında bilgisinin geliştirilmesine gereksinim vardır. 6. Nüfus ve göçmenlik birimlerinde yürütülen iş ve işlemler sonucu oluşan nüfus verisine erişim sorunları yaşanmaktadır. 7. Nüfus ve göçmenlik verilerinin etkin yönetimi için; idari, teknik ve yönetsel sistemlerin bir arada yer alacağı Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığının kurulmasına ihtiyaç duyulmaktadır. 1.3. ÇALIŞMA ALANI, YÖNTEMİ VE VERİ TOPLAMA TEKNİKLERİ Tez kapsamında Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü bünyesinde göçmenlik iş ve işlemlerinin nüfus verilerinin yönetimi açısından personelin bilinç düzeyleri, 7 personelin yaşamış olduğu sorunlar ve beklentiler belirlenmiştir. Bu kapsamda veri yönetimine dönük teknik altyapı ve yasal süreçlerin incelenmesi, kurumsal süreçlerin ve bürokratik yapı ile ilgili personele dönük mevcut koşulların değerlendirilmesi çalışmanı alanını oluşturmaktadır. Araştırmada saha çalışması Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünde çalışan nüfus ve göçmenlik iş ve işlemlerini yürüten personel ve ilgili personelin yürüttüğü işler kapsamında gerçekleştirilmiştir. Bu kapsamda göçmenlik iş ve işlemlerinin yürütürken personellerin çeşitli sorunlar yaşayıp yaşamadığı, personellerin iş ve işlemleri yürütürken yasal mevzuatın yeterli olup olmadığı, personellerin nüfus ve göçmen veri yönetimi konusunda farkındalığının olup olmadığı, nüfus ve göçmen verilerinin yönetimde kullanılan yazılım sistemlerinin yeterli olup olmadığı göçmenlik işlemleri yürüten personele yapılan anketle ortaya konulmuştur. Araştırma kapsamında belge ve arşiv yönetimi, belge ve arşiv yönetim standartları, belge yönetimi ve arşiv yönetimi kapsamında nüfus ve göçmen verileri yönetimi konusunda yerli ve yabancı literatür taraması yapılmıştır. Yapılan bu taramalar sonucunda elde edilen bilgiler doğrultusunda anket soruları tasarlanmıştır. Anket cevaplarından elde edilen bulgular değerlendirilerek nüfus ve göçmen veri yönetimi konusunda öneriler sunulmuştur. Araştırma örüntülerinde nicel ve nitel araştırmalar, farklı veri toplama ve analiz yaklaşımlarını temsil etmektedir. Nicel araştırmalar, istatistiksel analiz ve matematiksel modeller kullanarak verilerin objektif değerlendirilmesini sağlarken kapalı uçlu soruları anket yoluyla sistematik ölçümler yapılmaktadır. Nitel araştırmalar ise açık uçlu sorular, derinlemesine görüşmeler ve gözlemlerle katılımcıların deneyimlerini anlamayı amaçlamaktadır. Durum, nesne ve kurum gibi farklı alanların ne olduğuna dair açıklamalar içeren bir betimleme yöntemi tercih edilmiştir. Bu yöntem öznel yorumlara daha fazla yer vererek bağlamsal bir analiz sunmaktadır. Her iki yöntem de araştırma sorularına farklı açılardan yaklaşarak zengin bir veri analizi sağlamayı amaçlamaktadır (Tutar ve Erdem, 2022). Çalışmada anket aracılığıyla nicel yönteme dayalı olarak veriler toplanmış ve değerlendirilmiştir. Ayrıca görüşme ve anketin açık uçlu sorunlarının değerlendirilmesinde nitel yöntemlerden de yararlanılmıştır. 8 Çalışma kapsamında gerçekleştirilen anket 37 sorudan oluşmuştur. Anket Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünde göçmenlik iş ve işlemlerini yürüten tüm personelle paylaşılmış. Yanıt veren 74 personel tarafından cevaplanmıştır. 7 personel ankete yanıt vermemiştir. Anketi yanıtlama oranı %91,3'dür. Aşağıda anketin 8 bölümüne ilişkin ayrıntılar yer almaktadır: 1. Bölüm: Demografik bulgular: Katılımcıların kurumdaki pozisyonları, çalışma süreleri, yaş grupları, ile ilgili 3 sorudan oluşmaktadır. 2. Bölüm: Kurumsal faaliyetlerde kullanılan bilgi kaynakları ile ilgili bulgular: hangi tür nüfus ve göçmen verilerinden yararlandıkları, hangi kategoride veri topladıkları, veriler hangi formatlardan oluştuğunu belirten 3 anket sorusu bulunmaktadır. 3. Bölüm: Kurumda yürütülen nüfus ve göçmen verilerin arşivlenmesi ile ilgili bulgular: hangi tür nüfus ve göçmen verileri arşivlendiği, nüfus ve göçmen verilerinin nasıl toplandığı, toplanan nüfus ve göçmen verilerinin nerede arşivlendiği, nüfus ve göçmen verileri hangi altyapı sistemlerini kullanarak arşivlendiği, arşivlenen nüfus ve göçmen verisinin nasıl muhafaza edildiği ve imha süreçlerinin nasıl olduğu ile ilgili 4 anket sorusu bulunmaktadır. 4. Bölüm: Nüfus ve göçmen verilerinin nasıl yönetildiği ile ilgili bulgular: nüfus ve göçmen verileri nasıl kategorize edildiği, nüfus ve göçmen verileri neye bağlı olarak yürütüldüğü, nüfus ve göçmen verilerinin yönetiminde hangi süreçlerin mevzuata göre yürütüldüğü, nüfus ve göçmen verilerini yönetirken verilerin nereden sağlandığı ile ilgili 5 anket sorusu bulunmaktadır. 5. Bölüm: Nüfus ve göçmen verilerinin erişiminde yaşananlar ile ilgili bulgular: arşivlenen nüfus ve göçmen verilerine nasıl erişim sağlandığı, erişim sağlanırken yaşanan sorunların neler olduğu, erişim sağlayamamasını sebeplerinin neler olduğunu içeren 3 anket sorusundan oluşmaktadır. 6. Bölüm: Nüfus ve göçmen verilerinin yönetiminin yazılımsal entegrasyonun nasıl sağlandığı ile ilgili 1 anket sorusu bulunmaktadır. 9 7. Bölüm: Nüfus ve göçmen verilerini yönetirken yaşanan sorunlara yönelik bulgular: nüfus ve göçmen iş ve işlemlerini yürütürken yaşanan sorunlara yönelik bulgular: nüfus ve göçmen verilerini yönetirken yaşanan sorunlar ve çözümlerini içeren 2 anket sorusu bulunmaktadır. 8. Bölüm: Katılımcıların genel görüşlerine ilişkin bulgular: Katılımcıların genel olarak nüfus ve göçmen verilerinin yönetimi, arşivlenen nüfus ve göçmen verilerin yönetimi, nüfus ve göçmen verilerinin etkin ve verimli yönetimi ve bilgi belge yönetimi sistemlerini ne oranda yeterli bulduklarını belirlemeye yönelik beşli likert ölçeği ile hazırlanan 15 anket sorusu ve genel görüşmelerini belirtebilecekleri 1 anket sorudan oluşmaktadır. Anketin değerlendirilmesinde SPSS yazılımından yararlanılmıştır. SPSS programı anket verilerinin betimsel istatistikleri ve aritmetik ortalama değerlerinin hesaplanmasında kullanılmıştır (Tutar ve Erdem, 2022). Anketlerin bilimsel araştırmalarda geçerlilik ve güvenirlik kriterlerini karşılaması önemli görülmektedir. Geçerlilik, bir anketin ölçmek istediği özelliği doğru bir şekilde ölçebilme kapasitesini ifade ederken, güvenirlik ise aynı anketin tekrarlanan ölçümlerde tutarlı sonuçlar vermesini ve tesadüfi hataların düşük olmasını belirmektedir. Bir anketin geçerli olması, aynı zamanda güvenilir olması gerektiği anlamına gelmektedir. Güvenirlik olmadan geçerliliğin sağlanamayacağı, her iki kavramın da ölçme araçlarının bilimsel geçerliliğini desteklediği belirtilmektedir (Arıkan, 2018). Cronbach Alfa geçerlilik güvenilirlik testine göre çalışmanın güvenilirlik düzeyi %97 çıkmıştır. 1.4. ARAŞTIRMA DÜZENİ I. Bölüm konunun önemi, araştırmanın amacı ve hipotezi, çalışma alanı, yöntemi ve veri toplama teknikleri, araştırmanın düzeni, çalışmada yararlanılan kaynaklar ile ilgili bilgileri kapsamaktadır. II. Bölümde belge ve arşiv yönetim sistemleri uygulama ve tarihsel gelişimi, belgenin Yaşam Döngüsü (Life Cycle), Yaşam Döngüsünde Belgelerin Sürekliliği (Records Continuum Model), Elektronik belge ve arşiv yönetimi uygulamaları ve gelişimi belge ve arşiv yönetimi konusunda yasal düzenlemeler ve standartlar, 10 III. Bölümde belge ve arşiv yönetimin veri yönetimi ile ilişkisi, veri entegrasyonu, dijital arşivleme IV. Bölümde nüfus, göçmen ve vatandaşlık verilerinin yönetimi, korunması, göçmenlik verilerinin yönetimine dönük gelişmeler, göçmenlik verileri türleri, kayıt özellikleri, göçmenlik verilerinin dijitalleştirilmesi, V. Bölümde göçmenlik iş ve işlemlerini yürütürken yapılan işleri hakkında anket çerçevesinde incelenmiştir. Bulgular ve değerlendirmeler bu bölümde verilmiştir. VI. Bu bölümde, çalışmada incelenen konular çerçevesinde elde edilen bulguların sonuçları değerlendirilmiştir. VII. Ulaşılan sonuçlar dikkate alınarak çeşitli önerilerde bulunulmuştur. 1.5. KAYNAKLAR Araştırma sürecinde, yerli ve yabancı literatür taramasının yanı sıra, Türkiye ve dünya genelindeki nüfus verileri çerçeveleri, standartları ve rehberleri de incelenmiştir. Nüfus verilerinin yönetimi kapsamında belge yönetimi, arşiv yönetimi, dijitalleştirme konulu tezler incelenmiştir. Ayrıca, çeşitli veri tabanları ve açık arşivlerden erişilen makaleler, bildiriler ve kitaplardan da yararlanılmıştır. Araştırma kapsamında yararlanılan başlıca kaynaklar şunlardır: Amme İdaresi Dergisi Atatürk Ansiklopedisi Bilgi Dünyası (2005-) BEYAS Koordinatörlüğü Web Sayfası DergiPark Elsevier Emerald Insight Ebsco e-LİS (E-Prints in Library & Information Science) 11 IEEE Xplore Google Scholar Google Akademik Kurumların yayınlamış olduğu dergiler JSTOR ProQuest Dissertations and Theses Resmi Gazete Springer ScienceDirect Türk Kütüphaneciliği (2000-) Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı Web sayfası TaylorFrancis TR Dizin Üniversiteleri yayınlamış olduğu fakülte dergileri YÖK Tez Merkezi Wiley Online Library Yukarıda belirtilen yayınlara ek olarak, Google ve Google Scholar gibi arama motorları üzerinden aşağıdaki anahtar kelimeler kullanılarak taramalar gerçekleştirilmiştir. 12 Arşiv Yönetimi Archive Management Belge Yönetimi Records Management Dijital Dönüşüm Digital Transformation Elektronik Belge Yönetim Sistemi Electronic Records Management System Göçmen Nüfusu Migrant Population Nüfus Yönetimi Population Management/Register/ Demografik Yönetimi Demographic Management Vatandaş Verisi Citizenship Data Veri Yönetimi Data Management Tez raporunun yazımında, 2024 tarihli Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Tez Yazım Yönergesi ve Sosyal Bilimler Enstitüsü Örnek Tez Şablonundan yararlanılmış 13 2. BÖLÜM BELGE YÖNETİMİ SİSTEMLERİ VE VERİ YÖNETİMİ UYGULAMALARI Arşiv ve belge yönetimi, birbirini tamamlayan ve uyum içinde ilerleyen süreçlerden oluşmaktadır. Güncelliğini ve kullanım değerini koruyan belgeler, belge yönetimi kapsamında ela alınırken, güncelliğini kaybeden ancak kullanım değerini muhafaza eden belgeler arşiv yönetimi kapsamında değerlendirilmektedir. Belge yönetimi, idari süreçlerdeki iş ve işlevlerle doğrudan ilişkilendirilirken, arşiv yönetimi ise daha çok erişim ihtiyacı duyulan belgeler için bir bilgi merkezi olarak hizmet vermektedir. Belge yönetimi, belgelerin oluşturulması, düzenlenmesi ve kullanımı gibi aktif süreçleri kapsarken; arşiv yönetimi, belgelerin uzun vadeli saklanması, korunması ve gerektiğinde erişime sunulması görevini üstlenmektedir. Her iki yönetim sistemi de kurumsal bilginin etkin bir şekilde kullanılmasını ve korunmasını sağlamaktadır. Bu iki disiplinin arasındaki ilişkinin yakınlığı ortak kavramsal çerçevede değerlendirilebileceğini göstermektedir (Külcü, 2017a; Özdemirci, 2017, ss.221). Özdemirci (2017) belge ve arşiv yönetiminin bütünsel olarak birlikte değerlendirilmesinin uygun olduğunu ancak belge yönetimi kapsamında belgelerin güncel olduğu döneme ilişkin daha çok kamu idaresi ile ilişkiler göz önüne alınarak yönetilmesi gerektiğini vurgulamaktadır (Özdemirci, 2017). 2.1. BELGE YÖNETİMİ SİSTEMLERİ VE UYGULAMALARI Belge yönetim sistemleri sadece belgelerin yönetimi değil aynı zamanda iş süreçlerinin etkinleştirilmesi ile ilgili kurumsal verimliliğin artırılması gibi son derece stratejik öneme sahiptir. Kurumlarda belge yönetim etkinliğinin en etkili şekilde uygulanabilmesi için her kurumun bünyesinde belge yönetim programı oluşturulması gerekmektedir. Kurumların resmi iş ve işlemlerini sürdürürken üretilen ve kullanılan belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesi büyük önem taşır. Belge yönetimi, belgelerin kurumsal iletişimde ve yönetimde doğru kararlar alınmasını sağlamak ve denetim süreçlerini etkin bir şekilde yürütmek amacıyla belirli bir çalışma kapsamını ortaya koyar. Bu kapsamda belgelerin 14 üretilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması, saklanması, ayıklanması, arşive gönderilmesi ve son olarak kullanım değerini kaybetmesi ile imhasına kadarki süreç belge yönetimini ifade etmektedir (Külcü, 2007). Diğer bir ifadeyle belge yönetimi genel olarak belgelerin üretimi ile başlayarak, düzenlenmesi, dosyalanması, transferi, erişimi, saklanması, arşivlenmesi ya da imha edilmesine kadar geçirdiği döngünün etkin yönetimi olarak adlandırılmaktadır. Belgelerin verimli ve sistematik bir şekilde üretilip kayıt altına alınması, kayıt altına alınan belgelerin kullanılması ve imha edilmesi gerekenlerin tasfiye edilmesi süreçlerini kurumlar belge yönetimi olarak adlandırılmaktadır. Kısaca kurumlardaki yer alan belgelerin yaşam döngüsünü ifade eden bir sürecin yönetimdir. Kuramsal olarak belgelerin yaşam döngüsüne göre belgeleri düzenlerken güncel değerine uygun olarak evrelere ayırmak gerekmektedir. Bir belgenin güncel olup olmaması, farklı işlemlerin uygulanmasını gerektirir. Güncel belgeler için belirli yönetim ve saklama süreçleri uygulanırken, güncelliğini yitirmiş belgeler için ayrı düzenlemeler ve arşivleme işlemleri gerçekleştirilmektedir (Özdemirci vd., s.16, 2013; Külcü, 2018b). Bu duruma örnek vermek gerekirse kamu kurumunda iş ve işlemleri yürütürken oluşan belgelerin son işlem süresinin üzerinden 20 yıl geçmiş ya da 15 yıl önce kesin sonuca bağlanmış belgeler yönetmeliğin belirtmiş olduğu devir ve saklama prosedürü uygulanır. Arşivlik belge ise süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanamayan ve iş akış süreçlerinde hala güncelliğini kaybetmeyen belgeler ise kullanılmaya devam etmektedir (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 2019). Kurum ve kuruluşlarda bürokrasinin azaltılması, süreçlerin hızlandırılması ve daha güvenli hale getirilmesinde belge yönetim sistemleri öncelikle ele alınmak durumundadır Ayrıca belge sistemlerinde yer alan içeriğin bir veri olarak değerlendirilmesi ile geçmişe dönük koşulların daha net biçimde ortaya konulması ve geleceğe dönük kararların doğru şekilde alınmasını sağlanması mümkün olabilmektedir. Bu noktada belge sistemlerinin güvenilirliği ve doğruluğunu sağlamaya dönük teknolojik olanaklar kadar mevcut bilgi ve belge yönetimi sistemlerinin ihtiyaçlara ve idari gerekliliklere göre yapılandırılması çok önemli görülmektedir. Kurumlar için bu kadar önemli bir alanın uluslararası standardının olması, kurumlara ve sistem kullanıcılarına kılavuzluk sağlamaktadır (Özdemirci, 2003). Ayrıca belge yönetim sistemlerinin kurum ve kuruluşlarda etkin bir yapıda olabilmesi için birbiriyle etkileşiminin ve entegrasyonunun olabildiğince güçlü olması gerekmektedir. Belge yönetimi sistemlerinin elektronik ortamda 15 yapılandırılmasından önce gereksinimlerinin iyi analiz edilmesi ve sistemde görev alacak uzman personelin niteliklerinin belirlenmesi gerekir (Külcü, 2018a; Tümer ve Külcü, 2010). Kurumlar belge yönetimine yasal düzenlemeler ve idari gereklilikler doğrultusunda yönetmesi gerekmektedir. Bunun için öncelikle kurumsal yönergelerin hazırlanmasına öncelik verilmelidir. Kurumlarda üretilen belge süreçlerine dair yönergelerinin varlığından önce belge yönetim sistemlerinin yapılandırılmış olması gerekir. Bir kurumda belge yönetim politikaları ile kurumsal bilgi yönetimi politikaları yakından ilişkilidir. Kurumsal bilgi olarak da tanımlanan belge süreçleri ile iş süreçlerinde gerekli bilginin sağlanması, yönetişimin parçası olarak idaresi (information governance), hesap verilebilirlik ve risk yönetimi hem bilgi hem de belge yönetimi politikaları çerçevesinde değerlendirilmek durumundadır (Cengiz Mater ve Şahin, 2022). Belgelerin üretimlerini takip eden süreçte kullanımları sona erse de kişiler ve kurumlar için anlamlarını sürdürüyorsa korunması gerekmektedir. Belgeler yasal ve yönetimsel alt yapısı oluşturarak bir program çerçevesinde yönetilmesi gerekmektedir. Bu programların kurumun amaç ve hedeflerine göre oluşturulması gerekmektedir. Her kurumun ortak amaçlarına göre belge yönetim programında olması gerekenler konusundan Tümer ve Külcü’nün 2010 yılında yayınlamış oldukları çalışmada belge yönetim programı oluşturulması için gerekli bilgiler aşağıdaki gibi sıralanmaktadır: • Kurum için belge yönetim planı bir uygulama talimatı biçiminde yapılandırılmalıdır. • Belge yönetiminin rolü, kurumun tüm stratejik planları ile ilişkili olmalıdır. • Kurum çalışanlarının yaptıkları işler neticesinde ürettikleri belgelerin arşivlenmesinde imhasına kadar izleyeceği yol tanımlanmalıdır. • Bu plan ulusal ve uluslararası standart, prosedür ve yönergelere uygun olarak oluşturulmalıdır (Tümer ve Külcü, 2010). Belge yönetimi politikalarının bir diğer boyutu da teknolojidir. Cibaroğlu ve Yalçınkaya'nın çalışmasında belge yönetimi teknolojik gelişmelerden çok yakından etkilenen disiplinlerden birisi olarak tanımlanmaktadır. Ancak bu noktada belge yöneticisi ve arşiv uzmanlarının teknolojik yetkinliği ve bu teknolojik gelişmeleri 16 kullanma konusunda yeterlilikleri ayrıca değerlendirilmek durumundadır. Belge yönetimi kamu yönetimi ve işletme alanına daha yakın gösterilirken arşivcilik tarihle ilişkili görülmektedir. Teknoloji ise belge yönetimi ve arşivcilik alanına aynı derecede etki edebilmektedir. Teknolojideki gelişmeler, çoğaltma olanakları, iş süreçlerindeki karmaşık ilişkiler; belge ve arşiv malzemesinin form yapısı, iş sistemleri ve uzun süre depolama ile erişim araçlarının gelişimini yönlendirmiştir. Ayrıca arşivciler retrospektif yani geçmiş yıllarda oluşmuş arşiv malzemelerini nasıl dijitalleştirileceği, düzenleneceği, tanımlanacağı ve erişime açılacağı konusunda çalışmalar yapmak durumunda kalmışlardır. Belge yönetimi alanı ise güvenli imzalarla iş süreçlerinin elektronik belge yönetimi sistemlerinde nasıl yönetileceğine odaklanmıştır (Cibaroğlu ve Yalçınkaya, 2019). Türkiye’de belge yönetimiyle ilgili yasal düzenlemeler, özellikle devletin bürokratik yapısının gelişimine ve modernleşmesine paralel olarak şekillenmiştir. Bu süreç, Osmanlı döneminden Cumhuriyet dönemine kadar uzanan önemli bir gelişim göstermiştir. Cumhuriyet'in ilanından sonra, devletin modernleşme süreci içinde belge yönetimiyle ilgili çeşitli yasal düzenlemeler yapılmıştır. 1925 yılında kabul edilen Teşkilat-ı Esasiye Kanunu, devletin yazışma ve belge işleyişine dair ilk genel düzenlemeleri içermiştir. Daha sonra, özellikle 1980’li yıllarda belge yönetimine daha kapsamlı bir yaklaşım geliştirilmiş ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 1988 yılında yürürlüğe girmiştir (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 1988, s. 3; Kır T. ve Kır, 2022). Bu yönetmelik, devlet arşivlerinde saklanacak belgelerin türlerini, transfer süreçlerini ve korunma şartlarını detaylı olarak tanımlamaktadır (Kaya, 2020). Türkiye’de belge yönetimi alanında uluslararası standartların benimsenmesi süreci de 2000’li yıllarda hız kazanmıştır. TS 13298 Standardı, 2005 yılında yayımlanarak, dijitalleşen dünyada belge ve arşiv yönetimi süreçlerine yönelik standartları ortaya koymuştur. Bu standart, belgelerin düzenlenmesi, tanımlanması ve korunması gibi tüm arşiv yönetim fonksiyonlarını kapsamaktadır (TS 13298, 2015, s. 2). Ayrıca, 2016 yılında yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), belgelerde yer alan kişisel bilgilerin korunması ve saklanmasına dair önemli yükümlülükler getirmiştir (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 2016). 17 Şekil 1. Belge-arşiv yönetimi ile ilgili standart ve yasal düzenleme Türkiye’de TS ISO 15489-1 standardı, belgelerin yönetimi konusunda uluslararası ölçekte kabul gören ilkeleri benimsemiştir. Bu standart, belgelerin yaşam döngüsü boyunca yönetilmesi, sınıflandırılması, saklanması ve imha edilmesine yönelik genel bir çerçeve sunar (TS ISO 15489, 2016). Türkiye’de kamu ve özel sektörde bu standartların benimsenmesi, kurumların belge yönetim süreçlerinin uluslararası standartlara uyumlu hale getirilmesine katkı sağlamaktadır. Belge yönetimi alanında oluşturulan ilk uluslararası standardın 2001 yılında Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından yayımlanmıştır. 2.2. BELGE YÖNETİMİ VE VERİ YÖNETİMİ İLİŞKİSİ Veri kavramı, dijital çağın vazgeçilmez bir unsuru olarak, bilginin dijital ortamda işlenebilir ve analiz edilebilir bir formunu ifade eder. Veri, ham haliyle tek başına bir anlam taşımamakla birlikte, doğru şekilde toplandığında, işlendiğinde ve analiz edildiğinde stratejik karar alma süreçlerini destekleyen önemli bir bilgi kaynağına dönüşür. Teknolojinin dönüşümü, hukuk normlarının ve bilgi yönetimi tekniklerinin değişmesine yol açarak, verinin anlamını ve kullanımını köklü bir şekilde etkilemektedir. 18 Bu bağlamda, bir kurumun işleyişinde ve bireylerin hizmetlere erişiminde kritik bir rol oynamaktadır (Gökalp, 2018; Ünal Güngören, 2023; Peeters ve Widlak, 2018). Küreselleşen dünyada veri; kurumlara, ülkelere hatta kişilere sermaye, güç ve zenginlik kazandırmaktadır. Kurumlar oluşturdukları bilgi kadar bu bilgileri paylaşma ve kullanma konusunda da yeniliklere gitmiştir. Veri yönetimi kavramı elektronik sistemlerin kullanımının artması sonucu verinin doğru ve güvenilir şekilde paydaşlar arasında kullanımın düzenlemesi olarak tanımlanabilir. Daha önceki dönemlerde verinin toplanması ve analiz edilmesi şirketler ve ülkelere açısından zaman alan bir süreçti. Teknolojiyle birlikte hız çağının getirdiği yenilikler verinin sadece toplanması ve analiz edilmesi sürecinden çıkarak sürecin tamamının yönetilmesine evrilmiştir (Cibaroğlu ve Yalçınkaya, 2019). 2.2.1. Veri ve Arşivsel Veri Kavramları Veri, bilgi ve enformasyon kavramları zaman zaman birbirlerinin yerine kullanılabilmektedir. Bu karışıklığın bir nedeni “bilgi”nin İngilizce’de ‘information’ ve ‘knowledge’ kelimelerin karşılığı olarak dilimizde kullanılabilmesidir. Yine veri kavramı da bilgi kavramı yerine kullanılabilmektedir (Yılmaz, 2009). Veri üzerine literatür incelendiğinde analiz edilmemiş ilişkilendirilmemiş, tek olarak kullanıldığında anlamlar çıkarılamayacak sembol harf ve rakamlardan oluşan ham bilgi olarak tanımlandığı görülmektedir. Veri karmaşık ve kaotik yapıyı temsil eder, amaç bilgiye ulaşmak için veriyi analiz ederek ondan anlam çıkarmaktır. Kısaca bilginin anlamlı hale getirilmemiş ham haline veri denir. Veri, enformasyonun temel yapı taşıdır. Farklı iletişim kanalları ile gelen enformasyonu, kişilerin farklı yorumlaması sonucu doğru ya da yanlış bilgiye dönüşme sürecidir. Kurumlar ya da bilgi merkezleri enformasyon hizmetlerini yapılandırılmış bilgi (enformasyon) olarak sunmaktadır (Külcü, 2017b). Enformasyon (information); veri olarak toplanmış bilgilerin çeşitli teknikler ile analiz edilerek ilişkiler kurulması sonucunda verimin enformasyona dönüşmüş halini ifade etmektedir. Bilgi (knowledge); enformasyon kavramının bir sonraki aşamasını temsil etmektedir. Kişi ya da sistemler almış olduğu enformasyon birikimini bütünleştirerek bilgiye dönüştürebilir. Bilgi sadece özne-nesne bağlantısında ele alınabilmektedir. Bilgi iletişim araçları ile topluma entegre olur daha sonra farklı form yapılarda kişiye döner. Bilgideki bu 19 toplumsal döngü bireydeki bilginin toplumlaşmasıyla sürecini tamamlar (Kurt, 2023; Külcü, 2017a, s. 370). Veri yönetimi artık sadece verilerin üretimi, düzenlenmesi ve saklanması değil, aynı zamanda verilerin anlamlandırılması ve yorumlanması üzerine sürdürülebilir stratejik politikalara odaklanmaktadır. Veri ve arşivsel verilerin birlikte kullanımı, araştırmalarda daha kapsamlı ve bütüncül bir yaklaşım sağlamaktadır. Veri, dijital veya fiziksel ortamlarda kaydedilen ve belirli bir amaca yönelik işlenen bilgilerken arşivsel veri ise, bir olayın veya sürecin belgelenmesi amacıyla üretilen, uzun vadeli yasal, tarihsel veya bilimsel değer taşıyan verilerdir (Özcömert, 2021). Bu kombinasyon hem mevcut durumu anlamaya hem de geçmişteki olayları daha iyi anlamlandırmaya yardımcı olabilir. Arşiv yönetimi, genellikle belgelerin uzun vadeli korunmasına odaklanırken, veri yönetimi daha çok verilerin günlük kullanımını ve analizini desteklemeye odaklanır. Arşivlerde bulunan belgeler, belirli bir dönemin toplumsal yapısını, politik dinamiklerini veya kültürel özelliklerini anlamak için kullanılır (Millar, 2017). Örneğin, bir tarihçi Osmanlı İmparatorluğu'nun sosyo-ekonomik yapısını incelemek için döneme ait arşivsel belgelerden yararlanabilir (Özdemirci, 2017). 2.2.2. Belge Yönetimi Ve Veri Yönetimi İlişkisi Belge yönetimi ve veri yönetimi, bilgi teknolojileri ve iş süreçlerinin önemli bileşenleridir. Bu iki disiplinin kesişim noktaları, modern iş dünyasında bilgiye hızlı ve etkili erişim sağlamak için kritik öneme sahiptir. Belge yönetimi, belgelerin yaşam döngüsünü yönetmeyi amaçlarken, veri yönetimi verilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamayı hedefler. İki disiplinin entegrasyonu, iş süreçlerinin verimliliğini artırır, yasal uyumluluğu kolaylaştırır ve bilgiye dayalı karar alma süreçlerini destekler. Bantin'e göre belgelerin fiziksel olarak korunmasıyla sınırlı kalmayıp, aynı zamanda bu belgelerden elde edilen verilerin yönetimini de içerir. Bu bağlamda, belge yönetimi ve veri yönetimi süreçleri birbirini tamamlayarak, dijital bilgilerin güvenli ve sürdürülebilir bir şekilde yönetilmesini sağlar (Bantin, 2016). Demir'in (2021) çalışmasında vurgulandığı üzere, veri ve belge yönetimi, dijital dönüşüm sürecinde birbirini tamamlayan disiplinler olarak, organizasyonların sürdürülebilirliği ve dijital çağa uyum sağlaması açısından büyük önem arz etmektedir (Demir, 2021). 20 Belge, genel olarak kişilerin ve kuruluşların iş süreçlerinde kullanılmak üzere ürettiği ya da sağladığı dokümanter içeriği tanımlamak için kullanılır. Belgelerin üretimi, düzenlenmesi, dosyalanması, kullanım, saklanması ve arşivlenmesi için sistematik düzenlemelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu düzenlemeler, aynı zamanda veri yönetimi için de geçerlidir. Verilerin de birinci el kaynaklar olarak belgeler gibi delil niteliklerini koruyabilmesi politikaların ve uygulamaların geliştirilmesi gerekir (Balcı, 2023). Veri Yönetim Unsurları; • Verinin toplanması • Verinin Saklanması • Veri Düzenleme ve Sınıflandırma • Veri Kalitesi • Veri Erişim • Veri Paylaşımı • Veri Güvenliği Veri yönetiminin bu unsurları, verilerin güvenli, etkili ve stratejik bir şekilde kullanılmasını sağlar ve dijital dünyada başarılı iş süreçleri için temel oluşturur. 2.2.3. Arşiv Yönetimi Ve Veri Yönetimi İlişkisi Belgeler henüz masalarda oluşmaz, dosya dolaplarında saklanmaz, bilgisayar hafızalarına girmezken; insanlar kil tabletlere, kil tabletlerden papirüs ve parşömene, parşömenden kağıtlara, kağıtlardan bilgisayarlara uzanan uzun bir serüven geçirmiştir. Bazı toplumlar belgenin önemini kavrarken bazı toplumlar yeteri kadar önem vermemişledir. Kimi toplumlar geçmiş ve gelecek nesiller arasında irtibat kurmak için önemli bir yere sahip olan belgeler ve belgelerin yer aldığı arşivlere en değerli hazine olarak yaklaşmışlardır. Binark arşivin önemini, “arşivler milletlerin ve kişilerin haklarını koruyarak yeri geldiğinde aydınlatılmasına ve tespitine olanak sağlar” sözleriyle ifade etmiştir (Binark, 1980). Nüfus arşivleri, bireylerin kimlik, doğum, ölüm, evlilik ve göç hareketlerini içeren kritik arşiv kategorisidir. Nüfus arşivleri, yalnızca bireylerin temel bilgilerinin 21 depolandığı bir veri kümesi olarak değil, aynı zamanda devletin sosyal, ekonomik ve politik süreçlerini destekleyen bir kaynak olarak da değerlendirilmesi gerekmektedir. Arşiv yönetimi ve veri yönetimi, bilginin korunması, düzenlenmesi ve erişilebilirliği açısından birbirini tamamlayan süreçlerdir. Dijital çağda, bu iki disiplin arasındaki sınırlar daha da bulanıklaşmış ve entegre bir yönetim yaklaşımı zorunlu hale gelmiştir. Bilginin uzun vadeli korunması için arşiv yönetimi, operasyonel süreçlerin sürdürülebilirliği için ise veri yönetimi vazgeçilmezdir. Dijital veri ve belgelerin yönetimi, her iki disiplinin de ortak çalışma alanıdır. Dijital arşivleme çözümleri, veri yönetimi süreçlerine entegre edilerek hem operasyonel süreçlerde hem de tarihsel süreçlerde kullanılan verilerin doğru şekilde muhafaza edilmesini sağlamaktadır (Özcömert, 2021). 2.3. VERİ ENTEGRASYONU Veri entegrasyonu, heterojen halde bulunan veri kaynaklarının tek bir arayüz ile kullanıcılara sunulmasıdır. Merkezi yönetimler bilgiyi kullanırken çeşitli amaçlar için kurgulanmış sistemler üzerinden yürütmektedir. Her bir kurum için sistem yapısı farklı olmak ile birlikte benzer temel verileri içermektedir. Kurumlar kendi bünyelerinde ürettikleri bilgi ile farklı kurumlarda üretilen bilgilerin kendi sistemleri içerisinde de bulundurmak isterler. Bunun için kurumlar arası ve kurum içi iletişimi sağlayan web siteleri veri paylaşımı konusunda önemli bir gelişmedir. Veri paylaşımı sistemleri yeni nesil entegre bilgi sistemleri tasarımında değişikliğe neden olmuştur. Bu değişimin amacı önlenemez boyuttaki veri artışının önüne geçmek için üst bir yapı ile tüm sistemleri içerisine alan ve veri kaybına neden olmayan bir bilgi sistemleri entegrasyonunu sağlayabilecek sistem tasarlamaktır. Örnek olarak Özdikililer ve Göksel’in 2018 yılında yapmış olduğu çalışma DataOCEAN adını verdikleri web servisi tasarımında GeoCode (Google) servisinden aldıkları konum bilgisi, adres veri tabanından aldıkları ikamet eden kişilerin verisi, banka servisi ile kişilerin kimlik bilgileri ve kredi not bilgileri ile İstanbul-Beşiktaş ilçesinde son 5 yılda kentsel dönüşüm çalışmaları kapsamında yeni yapılara olan talep ve potansiyeli belirmek amacıyla bir entegre sistem tasarlamışlardır (Göksel ve Özdikililer, 2018). Buna diğer bir örnek İçişleri Bakanlığı Nüfus ve 22 Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü bünyesinde bulunan Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) yer alan verileri Kimlik Paylaşımı Sistemi (KPS) Yönetmeliği kapsamında yararlanmak isteyen alıcı kurumlar taahhütname imzalanarak kullanılması örneği verilebilmektedir. Veri entegrasyonun bir diğer avantajı tekrara yönelik belgelerin israfını önlemektir. Örneğin kimlik, nüfus kayıt örneği bilgileri her kurumda ayrı ayrı tutulması yerine e-devlet kapısı üzerinden ulaşılabilmektedir (Eroğlu, 2013). Veri entegrasyonu yönetimsel olarak kurumların ve şirketlerin sağlamış oldukları tasarruf yönetimlerin verimliliklerini farklı alanlara kaydırmalarını sağlamıştır. Böylece kurumlar, şirketler ve vatandaşlar kolay erişim imkânı ile kişiselleştirilmiş hizmet beklentileri karşılanmaktadır (Eroğlu, 2017). Estonya, 1991 yılında ulusal bağımsızlığını yeniden kazandıktan sonra, başarılı bir şekilde kendini dönüştürmüştür. Çeşitli servislerin verilerini çapraz kullanmasına izin veren veri entegrasyon katmanı X-Road isimli uygulama geliştirmiştir. Ağ, internet ve mobil teknolojiler gibi güçlü bir dijital altyapı geliştirmiştir. Bu sistem, çeşitli bu hizmetlerin arka planda çalışmasını ve farklı veri kaynaklarının entegrasyonunu mümkün kılmaktadır. Bunlar; • E-oy verme sistemi • E-reçete uygulaması • e-oturum programı • Dijital kimlik sistemi • Nüfus kaydı • Adres verisi Estonya'nın dijitalleşme sürecinin yalnızca siyasi bir strateji değil, aynı zamanda ticari ve sosyal dinamiklerle şekillendiğini ortaya koyarak, e-devlet projelerinin daha karmaşık ve çok boyutlu bir yapıya sahip olduğunu vurgulamaktadır (Solvak ve Lauringson; 2024). 2.4. DİJİTAL ARŞİV UYGULAMALARI Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü çalışmamızın alanı olan nüfus belgeleri de küresel değişimlere uyarlamak ve dezavantajlarının kamu hizmetlerinin sunumu ve üretimi üzerindeki etkilerini ortadan kaldırmak için dijitalleşme çalışmaları başlatmıştır. 23 Dijital ortamda üretilen elektronik belgelerin, elektronik imza ile fiziksel ıslak imzalı belgelerle aynı hukuksal geçerliliğe sahip olması, elektronik belgelerin yaygınlaşmasının önünü açmıştır. Bu gelişmeler ışığında, kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ve fiziki belgelerin yönetimi ve arşivlenmesi konusundaki süreçleri, e-arşiv süreçlerinin temelini oluşturmaktadır. Çalışmada kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin düzenlenmesi, korunması, kayıplarının engellenmesi ve değerlendirilmesi gibi işlemlerle ilgili usul ve esasları belirlemeyi amaçlamaktadır. Ayrıca, arşiv belgelerinin tespit edilmesi, gereksiz belgelerin ayıklanması ve imhası ile arşiv belgelerinin Devlet Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin süreçleri de kapsamaktadır. Bu süreçler belgelerin güvenli ve etkin bir şekilde yönetilmesini sağlanması açısında önemli görülmektedir. (Özdemir, Karalı, Çiçek, 2022; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 2019). Dijital arşivlerin sadece bilgi depolama alanları olmadığı, aynı zamanda bilginin uzun vadeli korunmasını ve erişilebilirliğini sağlayan kritik yapı taşları olduğu vurgulanmaktadır. Dijital dönüşüm, arşiv yönetimi alanında ve bilgi teknolojilerinin gelişimi ile birlikte evrim geçirmektedir. Dijital arşivler, bilgi ve belgelerin dijital formatta uzun süreli saklanmasını ve erişimini sağlamak amacıyla oluşturulan sistemlerdir (Özdemirci, 2017). Güvenilir bir dijital arşivin oluşturulması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması için belirli temel ilkelerin takip edilmesi gerektiğini belirtir: Temel İlkeler: • Otantiklik: Belgelerin ve verilerin orijinalliğinin korunması ve doğrulanabilir olması. • Güvenilirlik: Verilerin güvenli ve yetkisiz erişimden korunmuş olması. • Bütünlük: Verilerin eksiksiz ve bozulmamış halde saklanması. • Erişilebilirlik: İlgili tarafların ihtiyaç duydukları bilgilere zamanında ve etkili bir şekilde erişebilmesi (Bantin, 2016) Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi Projesi (TAKBİS) : 1847 yılından bu yana taşınmaz mülkiyet bilgilerini saklamakla sorumlu bir kamu kurumudur. Teknolojik gelişmelerle 24 birlikte kurum, hizmetlerini elektronik ortama taşıyarak dijitalleşmeye başladı. İlk olarak elektronik belgeleri dijital ortamda arşivlemeye başlayan TKGM, daha sonra fiziksel belgelerin dijitalleştirilmesini de sürece dahil etti. Bu dijital dönüşüm, belgelerin yönetimi ve arşivlenmesi açısından büyük önem taşır ve kurumların sürdürülebilirliği için kritik bir unsurdur. TAKBİS, Türkiye genelindeki tapu ve kadastro verilerini elektronik ortama aktararak işlemleri dijital ortamda yürütmek, takip ve kontrolü etkin bir şekilde sağlamak amacıyla kurulmuştur. 2012 yılında tüm tapu müdürlükleri bu sisteme dâhil edilmiş ve diğer kamu kurumlarıyla veri paylaşımı yapılabilmiştir (Özdemir, Karalı, Çiçek, 2022) Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS: Dijital arşiv uygulamaları, modern devletlerin vatandaşlarına sunduğu hizmetlerin verimliliğini artırmak için kritik bir rol oynamaktadır. Türkiye'de bu bağlamda öne çıkan sistemlerden biri, Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) olarak bilinen dijital nüfus kayıt sistemidir. MERNİS, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının kimlik bilgilerinin dijital ortamda saklandığı ve yönetildiği merkezi bir veritabanıdır.MERNİS, dijital arşivleme teknolojilerini kullanarak vatandaşlık, doğum, ölüm, evlilik gibi kritik nüfus olaylarının kaydını güvenli bir şekilde saklamaktadır. Dijital arşivleme, geleneksel kağıt belgelerin kaybolma veya zarar görme riskini ortadan kaldırarak bilgi güvenliğini artırır. Ayrıca, MERNİS’in veri tabanı, çeşitli devlet kurumlarıyla entegre bir şekilde çalışarak, kamu hizmetlerinin etkinliğini artırır ve bürokratik süreçleri hızlandırılmasını amaçlamıştır (Eroğlu, 2006). E-Estonia: E-Estonya olarak bilinen bu kavram, Estonya'nın kamu yönetimi, iş dünyası ve toplumsal yaşamında dijital çözümler geliştirme konusundaki başarısını simgelemektedir. 1991'de bağımsızlığını kazanan Estonya, dijital dönüşüm için gerekli olan ağ, internet ve mobil teknolojilere hızla yatırım yapmıştır. Bu altyapı, kamu hizmetlerinin dijitalleştirilmesi için bir zemin oluşturmuştur. E-Estonia, Estonya'nın dijital dönüşümünü ve e-devlet uygulamalarını anlatan bir kavramdır. Estonya'nın kamu kurumlarını belirli e-çözümler uygulayarak dijitalleştirmedeki başarısını anımsatmak için yaygın olarak kullanılan bir kısa yol etiketi olarak ifade edilmiştir. Estonya'nın dijitalleşme sürecinin yalnızca siyasi bir strateji değil, aynı zamanda ticari ve sosyal dinamiklerle şekillendiğini ortaya koyarak, e-devlet projelerinin daha karmaşık ve çok boyutlu bir yapıya sahip olduğunu vurgulamaktadır (Mäe, 2017; Solvak ve Lauringson, 2024). 25 2.4.1. Dijital Dönüşüm Siyasal, toplumsal ve teknolojik koşullardaki değişimlere ayak uydurabilmek için kamu hizmetlerinin üretim ve sunum süreçlerindeki bürokratik işleyişte pek çok değişiklik yaşanmaktadır. Bürokratik değişikliklerin, değişen dünyaya uyumlu hale getirilmesi ve aksayan yerlerin olumlu yönde değiştirilmesi için kamu kurumlarının dijitalleşme sürecine geçiş yapmaları gerekmektedir (Bincan, 2022). Günümüzde dijital teknolojiler, kurum ve kuruluşların hizmet sunumlarında ve yönetim süreçlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Dijital dönüşüm, bireysel ve kurumsal bilgi teknolojilerinin bir araya gelmesiyle meydana gelir ve dijital teknolojilerin kurumsal yapılardaki değişim üzerindeki etkisini kapsar (Aydın, 2023). İçinde bulunduğumuz bu dönemde, ülkeler ve kurumlar dijital dönüşüme ayak uydurmaya gayret göstermektedirler. Tarihsel olarak dijitalleşme süreci dört aşamada gerçekleşmiştir. İlk dalga, bilgisayarın çeşitli alanlarda kullanılmaya başlanmasıyla başlamıştır. İkinci dalga, bilgiye erişim için internetin yaygınlaşmasıdır. Üçüncü dalga, mekândan bağımsız olmayı sağlayan mobil internetin ortaya çıkmasıdır. Son dalga ise, ilk üç dalgayı kullanan insanlar dışında, bu teknolojileri araçlar, uygulamalar ve nesnelerin de kullanması olarak ifade edilir. Kamu sektöründeki dijital dönüşümün temel taşlarından biri olan nesnelerin interneti, bu sürecin ana aktörlerinden biridir (Göçoğlu,2020). Dijital dönüşüm sürecine olumlu şekilde gerçekleştiren ülkelerden biri Estonya’dır. AB'nin 2017 Dijital Ekonomi ve Toplum Endeksi'ne (DESI) göre, Estonya dijital kamu hizmetlerinde Avrupa'da lider konumdadır. Bu durumu 1990’lı yılların getirdiği Sovyet işgalini sona ermesiyle dijital girişimini devlet ve toplumu yeniden oluşturmak ve Batı'nın gelişiminde sıçrayarak önüne geçmeyi amaçlamıştır. Estonya'nın dijital dönüşümünün temelinde, çeşitli ve merkezi olmayan bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilirliğini sağlayan dijital bir platform aracılığıyla kamu ve özel hizmetlere erişen dijital vatandaş kavramını oluşturmak yatmaktadır. Estonya'nın dijital dönüşümünde üç ana unsurun gerçekleştirilmesini sağlamıştır: çeşitli bağlamsal faktörlerin bir araya gelmesi; üzerinde anlaşılmış yönetişim ilkeleri, belirli tasarım ilkeleri benimsenmiş olmasıdır (Kattel ve Mergel, 2018). Dijitalleştirme, görsel veya işitsel öğelerin bilgisayarlar tarafından tanınabilmesi, işlenebilmesi ve saklanabilmesi amacıyla sayısal kodlara dönüştürülmesi işlemi, dijitalleşme sürecinde önemli bir adımdır. Bu işlem genellikle analog sinyallerin dijital 26 formata dönüştürme işlemidir. Dönüşüm işlemi, bilgisayarlar tarafından daha kolay işlenebilir, depolanabilir ve iletilip paylaşılabilir hale getirilmesini sağlar. Dijital dönüşüm süreci kurumların ve vatandaşların birlikte katılım göstererek sonuca ulaşılması hedeflenen bir süreçtir. Ne kadar kurumların başlatıp yönettiği bir strateji olsa da merkezde kullanıcılar bulunmaktadır. Dijitalleşme, mevcut süreçleri dijital verilere dönüştürmek ve verileri tanımlamaktır. Sayısal veriler toplamak, süreçleri anlamayı ve analiz etmeyi kolaylaştırır, çünkü sayısal veriler net ve kesin bilgiler sunar. Dijital dönüşümle birlikte arşivlerde önemli değişimlerin kaçınılmaz olduğu açıktır. Bu değişim, arşivlerin yönetiminden hizmet sunumlarına ve kullanıcı etkileşimlerine kadar geniş bir alanı kapsayabilir. Ancak bu süreçte ortaya çıkacak zorluklar da göz ardı edilmemelidir. Arşivlerin dijitalleşme süreci, yönetim pratiklerinin yeniden düzenlenmesi gerekliliğini doğurabilir. Bilgi erişiminde artan talepler, veri güvenliği ve bütünlüğü gibi teknik zorluklar ortaya çıkabilir. Ayrıca, mevcut fiziksel arşivlerin dijital ortama aktarılması, uygun teknoloji altyapısının kurulması ve personelin bu yeni sistemlere adapte olması gibi operasyonel zorluklar da mevcuttur. Bu değişim sürecinde, arşivlerin geçmişten geleceğe doğru nasıl evrileceği ve bu yeni ortamda nasıl etkin bir şekilde yönetileceği önem kazanmaktadır (Külcü, 2010). 2017 yılında yapılan hükümet değişikliği, devlet teşkilatı yönünden köklü değişiklikler meydana gelmiştir. Bunlardan biri de Dijital Dönüşüm Ofisi (DDO)’dir. (Avaner, Fedai, 2019). Yeni hükümet sistemi ile birlikte bürokrasinin eleştirilen yapısında değişiklik yapılarak ofisler kurulmuştur. Bu ofislerde çalışan kişilerin devlet memuru olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Bu düzenleme ile özel sektör tarzı yönetim biçimine geçilmiştir. Finans Ofisi, İnsan Kaynakları Ofisi ve Yatırım Ofisi ile birlikte Cumhurbaşkanlığı’na bağlı dördüncü ofis olan Dijital Dönüşüm Ofisi (DDO, 2024) E-Devlet uygulaması 20006-2010 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı’nın “Vatandaş Odaklı Hizmet Dönüşü” kısmında bahsedilmiştir. Bununla birlikte E-devlet uygulaması 4 aşamada gelişme göstermiştir. İlk basamak vatandaşın bilgi edinmesi için kamu kurumlarının web sayfalarının oluşturulmasıdır. Böylece vatandaş hangi kurumdan ne hizmeti alacağını kuruma gitmeden öğrenmesi amaçlanmıştır. İkinci aşama kamu hizmetlerinin elektronik olarak sunulmasıdır. Böylece vatandaş kuruma gitmeden vergi 27 beyanı, pasaport başvuru işlemlerini yapması amaçlanmıştır. Üçüncü aşama sunulan elektronik kamu hizmetlerinin kurumlar arası bilgi paylaşımı yapılacak şekilde tasarlanmasıdır. Bunun için Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) ve Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS) gibi kamu kurumlarının ortak kullanımına sunulacak uygulamalar geliştirilmesi amaçlanmıştır. Dördüncü aşama kamu hizmetlerin elektronik ortamda sunulmasıdır. Dördüncü aşama ilk üç aşamanın sonucunda hizmetlerin vatandaşa geliştirilen uygulamalar üzerinden sağlanması amaçlanmıştır. Uygulamanın amacı vatandaşın 7-24 tek noktandan kamu hizmetine ulaşmasıdır (Kandur, 2009). 2.5. ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ KAPSAMINDA NÜFUS VE GÖÇMEN VERİLERİNİN YÖNETİMİ Kamusal ve özel sektörde belge yönetimi sistemlerinin modernizasyonu zorunluluk haline gelmektedir. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ile belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, saklanması, düzenlenmesi ve erişimi sağlanarak hem iş süreçlerinin hızlanmasına hem de maliyetlerin düşürülmesine katkıda bulunmaktadır. Böylece belge yönetim sistemlerinin elektronik belge yönetim sistemlerine geçiş sürecinde karşılaşılabilecek zorluklar, teknoloji altyapısının uygunluğu, personelin eğitimi, mevcut belgelerin dijital ortama aktarımı gibi konuların kritik öneme sahip olduğu dile getirilmektedir. Aynı zamanda arşivleme sistemlerinin elektronik ortama taşınmasının, belge yönetiminin etkinliğini artırdığı ve bilginin güvenli bir şekilde saklanmasına olanak sağladığına dikkat çekiyor. Elektronik arşivleme sistemlerinin, fiziksel depolama alanlarının azaltılması ve arşivlerde aranan belgelerin daha hızlı bir şekilde bulunabilmesi açısından avantaj sağlamaktadır. Bu kapsamda, yasal düzenlemeler ve uluslararası standartlara uyumun da arşivleme süreçlerinde dikkate alınması gerektiği ön plana çıkmaktadır (Özdemirci ve diğerleri, 2013). Nüfus verilerinin arşiv yönetimi, veri güvenliği, erişilebilirlik, doğruluk ve yasal uyumluluk açısından kritik öneme sahiptir. Nüfus verilerinin temel fonksiyonları arasında nüfus olaylarının kayıt altına alınması, bu kayıtların güncellenmesi ve bu verilere erişimin sağlanması yer alır. Nüfus olayları, doğum, ölüm, evlilik, boşanma gibi bireylerin yaşam döngüsündeki temel olayları kapsar. Bu verilerin düzenli ve doğru bir şekilde kayıt altına alınması, ülkedeki demografik yapının izlenmesi ve analiz edilmesi açısından son derece 28 önemlidir. Bu arşivlerin kapsamı, yalnızca bu olayların kayıt altına alınmasıyla sınırlı değildir. Aynı zamanda, bu verilerin çeşitli devlet kurumları ve politikalar için kullanılabilir hale getirilmesi de arşiv yönetiminin bir parçasıdır. Örneğin, nüfus verileri sağlık, eğitim, sosyal güvenlik ve altyapı planlaması gibi birçok alanda kullanılmaktadır (Poulain ve Herm, 2013). Nüfus kayıtları, vatandaş ile devlet arasındaki ilişkilerin temelini oluşturur ve bireyin hayatı boyunca eğitim, sağlık, askerlik gibi birçok alanda devletle olan etkileşiminde kritik bir rol oynar. Ancak, her kurumun bu bilgileri ayrı ayrı talep etmesi, zaman ve maliyet açısından önemli bir israfa yol açmaktadır. Kamu yönetiminde yapılan reformlar sayesinde, bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılmasıyla bu süreçlerin daha hızlı, maliyet etkin ve kaliteli hale getirilmesi hedeflenmiştir (Bincan, 2022). Nüfus kayıtlarının tutulması, sosyo-ekonomik, siyasal, teknolojik ve kültürel değişimlerin etkisiyle artan nüfus hareketleri ve devletin görevlerinin genişlemesi nedeniyle kritik bir kamu hizmetidir. Bu hizmet, vatandaşların sosyal ve hukuki haklarını korurken, uluslararası ilişkilerde devletin saygınlığını da etkiler. Bu yüzden, kayıt sisteminin etkin, güvenilir ve hızlı bir şekilde işletilmesi zorunludur. Vatandaşların kayıtlarının tutulması, 3152 sayılı kanunla İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü'ne verilmiştir. Bu müdürlük, ham verileri işleyerek toplumsal yaşama dair sayısal bilgileri hızlı bir şekilde elde etmek amacıyla bilgisayar kullanımını tercih etmektedir (Eroğlu, 2006). Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü, nüfus verilerini ülke genelinde bulunan il ve ilçe nüfus müdürlükleri aracılığıyla toplar. Bu veriler, doğrudan vatandaşların beyanlarına dayanarak veya ilgili kurumlar tarafından gönderilen belgeler üzerinden sisteme kaydedilir. Doğum, ölüm, evlilik ve boşanma gibi olaylar, vatandaşların nüfus kayıtlarına anında işlenir ve bu veriler merkezi bir sistem olan Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (MERNİS) toplanır. Bu sistem bulunan veriler çeşitli kurumlara gerekli mevzuat çerçevesinde paylaşılır. İsveç’te ise nüfusunun yapısını, ilişkilerini ve kimliklerini yansıtan verileri elde etmek ve bu verileri hükümet ve diğer düzenleyici otoriteler tarafından doğru ararlar ve önlemler alınması için ki ana nüfus kayıt sistemi oluşturmuştur: İsveç Ulusal Vergi Dairesi tarafından tutulan Nüfus Kaydı (Folkbokföring Registret) ve İsveç İstatistik Kurumu tarafından yönetilen Toplam Nüfus Kaydı için oluşturulmuş olan (Registret över totalbefolkningen) ‘dir. Bu iki kayıt sistemi iki ana bölümden oluşur: 29 • Nüfus Kaydı ("Folkbokföringsregistret"): Bu, İsveç Ulusal Vergi Dairesi tarafından tutulan ana kayıt sistemidir. İsveç'teki tüm bireylerin bu tür yaşam olaylarını kaydederken, bu veriler günlük olarak İsveç Ulusal Vergi Dairesi'nden Toplam Nüfus Kaydı'na aktarılmaktadır. • Toplam Nüfus Kaydı ("Registret över totalbefolkningen"): Bu kayıt, İsveç İstatistik Kurumu tarafından yönetilir ve Nüfus Kaydı'ndaki verilerin daha geniş bir analizini sağlar (İsveç Ulusal Vergi Dairesi, 2024). Bilgilerin gizliliğini ve bireylerin gizlilik haklarını koruyan hükümler, nüfus kaydı alanındaki mevzuatın önemli bir parçasıdır. Bu tür hükümler, verilerin kötüye kullanılmasını engellemek, bireylerin mahremiyetini korumak ve böylece sistemin şeffaflığını ve güvenilirliğini sağlamak için gereklidir. Elektronik Nüfus Yönetimi Sistemlerinin Temel Özellikleri • Veri Toplama ve Kayıt: Elektronik sistemler, nüfus sayımları ve diğer demografik verilerin toplanmasını kolaylaştırır. Mobil cihazlar, internet tabanlı formlar ve diğer dijital araçlar kullanılarak veriler hızlı ve doğru bir şekilde kaydedilir. • Veri Saklama ve Güvenlik: Elektronik sistemler, büyük miktarda nüfus verisini güvenli bir şekilde saklamak için özel olarak tasarlanmıştır. Bu sistemler genellikle yedekli depolama, şifreleme ve erişim kontrolü gibi güvenlik önlemleriyle desteklenir. • Veri İşleme ve Analiz: Toplanan nüfus verileri, elektronik sistemlerde hızlı bir şekilde işlenir ve analiz edilir. Büyük veri analitiği teknikleri kullanılarak demografik trendler, yaş gruplarına göre dağılım, göç hareketleri gibi veriler detaylı bir şekilde incelenebilir. • Erişim ve Paylaşım: Elektronik sistemler, ilgili kamu kurumları, araştırmacılar ve politika yapıcılar için verilere erişimi kolaylaştırır. Bu da etkili karar verme süreçlerini destekler ve bilgiye dayalı politikaların oluşturulmasını sağlar. Elektronik Veri Yönetimi Sistemlerinin Avantajları • Hızlı Erişim ve İşlem: Veri tabanlı elektronik sistemler, bilgilerin anlık olarak güncellenmesine ve erişilmesine olanak tanır. 30 • Veri Doğruluğu ve Bütünlüğü: Otomatik veri kontrol ve doğrulama mekanizmaları, veri hatalarını azaltır ve güvenilirliği artırır. • Maliyet ve Kaynak Verimliliği: Kağıt tabanlı sistemlere göre daha ekonomik ve çevre dostu bir seçenektir. Nüfus kayıtlarının arşiv koleksiyonu olarak yönetimi, oldukça hassas ve sistematik bir süreç gerektirir. Bu süreç, belgelerin tarihsel değerinin korunması, doğru bir şekilde tasnif edilmesi ve erişilebilir hale getirilmesini kapsar. Nüfus kayıtlarının dijitalleştirilmesi sürecinin, belgelerin fiziksel olarak korunmasını sağlamanın yanı sıra, veri bütünlüğünü koruma açısından da kritik olduğunu belirtir. Nüfus kayıtlarının arşiv koleksiyonlarında saklanmasının hem bireysel kimliklerin hem de toplumsal hafızanın korunmasına katkı sağladığını vurgular. Nüfus kayıtlarının yönetimi, özellikle dijital arşiv sistemlerinin gelişmesiyle birlikte, arşivciler için daha erişilebilir ve güvenli bir hale gelmiştir. Dijital arşivleme süreçlerinde kullanılan teknolojilerin, verilerin uzun süreli korunmasını ve arşivlere hızlı erişimi mümkün kıldığını ifade eder. Bu bağlamda, nüfus kayıtları, sadece idari belgeler değil, aynı zamanda toplumsal tarih için de önemli bir kaynak olarak değerlendirilir (Bincan, 2022). 31 3.BÖLÜM NÜFUS VERİLERİNİN YÖNETİMİ Nüfus ve vatandaşlık verilerinin yönetimi, bir ülkenin vatandaşlarının kişisel bilgilerini, doğum ve ölüm kayıtlarını, evlilik ve boşanma bilgilerini, adres değişikliklerini ve diğer demografik verileri düzenli ve güvenli bir şekilde saklamayı amaçlayan bir süreçtir. Bu yönetim süreci hem vatandaşların haklarının korunmasını hem de devletin etkili bir şekilde hizmet sunmasını sağlar. Nüfus verilerinin paylaşımı, kamu kurumlarının etkin işleyişinde önemli bir rol oynamaktadır. Üniversitelerde olduğu gibi, devlet kurumları da çeşitli verileri işlemek, saklamak ve gerektiğinde diğer kurumlarla paylaşmak zorundadır. Kurumlar arası veri paylaşımı hızlı, güvenilir ve yasal çerçevede yapılmalıdır. Özellikle nüfus verilerinin paylaşımı, veri gizliliği ve güvenliği açısından büyük bir titizlik gerektirmektedir. Nüfus ve vatandaşlık işleri gibi kurumlar, vatandaşlara ait kişisel bilgilerin saklanması ve paylaşılmasında güvenliği sağlamakla yükümlüdür. Elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanımı bu süreçlerde büyük kolaylık sağlamaktadır. Elektronik ortamda sağlanan belge paylaşımı, geleneksel yöntemlere göre çok daha hızlı, güvenli ve verimli bir altyapı sunar. Üniversiteler arası belge paylaşımı örneğinde olduğu gibi (Sánchez-Martinez, Marín-López ve Jiménez-García, 2008, s.6), nüfus verilerinin farklı devlet kurumları arasında da hızlı ve güvenilir bir şekilde paylaşılabilmesi için elektronik sistemlerin entegre çalışması gereklidir. Türkiye’de, farklı EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) yazılımları kullanılmakta, ancak bu yazılımlar arasında entegrasyon eksikliği mevcuttur. Nüfus verilerinin paylaşımı konusunda da aynı sorunlarla karşılaşılabilir; farklı sistemler arasında entegrasyonun sağlanamaması, veri paylaşımının yavaşlamasına ve süreçlerin aksamasına neden olabilir. Oysa ki, entegre elektronik sistemler, nüfus verilerinin doğru, hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşılmasını sağlayarak kamu kurumlarının verimliliğini artırabilir (Efendioğlu ve Sezgin, 2007, s.220-221). Sonuç olarak, nüfus verilerinin paylaşımında elektronik sistemlerin entegrasyonu, sadece verimlilik açısından değil, aynı zamanda veri güvenliği ve vatandaşların haklarının korunması açısından da büyük önem taşımaktadır. 32 Bu hizmetler sunulurken ilgili yasal ve idari düzenlemeler çerçevesinde aşağıdaki başlıklarda yer alan hizmetlerin yürütülmesi gerekir: Kayıt Tutma: Vatandaşların doğum, ölüm, evlilik ve boşanma gibi olaylarının resmi kayıtlarının tutulması. Veri Güncelleme: Adres değişiklikleri, isim değişiklikleri ve diğer kişisel bilgilerin düzenli olarak güncellenmesi. Veri Güvenliği: Kişisel verilerin gizliliğinin korunması ve yetkisiz erişimlere karşı güvenlik önlemlerinin alınması. Erişim ve Kullanım: Yetkili kurumlar ve bireylerin ihtiyaç duyduklarında bu verilere erişim sağlayabilmeleri. Uyumluluk ve Yasal Düzenlemeler: Verilerin, ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yönetilmesi. Türkiye’de Osmanlı Devleti'nden günümüze nüfus kayıtlarının kaydedilme bilgileri benzerlik göstermektedir. Değişen demografik koşullar çerçevesinde veri kaydedilme amaçları ise dönem dönem farklılık göstermiştir. Osmanlı döneminde nüfus sayımları genellikle vergi toplamak ve askeri hizmetler için yapılırken, günümüzde nüfus kayıtlarının amacı vatandaşların haklarının güvence altına alınması ve devletin verimli bir şekilde hizmet vermesini sağlamaktır. Günümüzde ise nüfus kayıtları, devletin vatandaşlarına sunduğu sağlık, eğitim, sosyal güvenlik gibi hizmetlerin planlanması ve dağıtılması açısından büyük önem taşımaktadır. Ayrıca, modern nüfus kayıtları, bireylerin kimliklerinin ve vatandaşlık haklarının korunmasını, seçim süreçlerinin düzenlenmesini ve çeşitli istatistiksel verilerin toplanmasını sağlar. Bu nedenle, nüfus kayıtlarının günümüzdeki önemi, Osmanlı dönemindeki den farklı bir boyutta değerlendirilmektedir (Çakmak, 2013). 3.1. NÜFUS VERİLERİNİN KAVRAMSAL ÇERÇEVESİ Nüfusun sayısı, yapısı ve dağılımı hakkında elde edilecek bilgiler, Türkiye'de olduğu gibi dünyanın diğer ülkelerinde de kamu yönetimi faaliyetlerinin ve kamu hizmetlerinin planlanmasında kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, devletler "Nüfus İşleri"ne büyük bir özen göstermektedir. Nüfus sistemleri, bir ülkenin vatandaşlarına ait demografik 33 bilgilerin kaydedildiği ve yönetildiği sistemlerdir. Bu veriler, bireylerin kimliklerinin, vatandaşlık statülerinin, doğum, ölüm, evlilik gibi olayların ve diğer temel bilgilerin resmi kayıtlarını içerir. Hem Türkiye’de hem de dünya genelinde, bu verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanması devletler için kritik öneme sahiptir (Çakmak, 2013). Nüfus sayımları, belirli aralıklarla yapılan geniş çaplı veri toplama faaliyetleridir ve nüfusun sayısını, demografik yapısını ve diğer sosyo-ekonomik özelliklerini belirler. Nüfus kayıt sistemi ise, bireylerin doğum, ölüm, evlilik gibi temel olaylarının sürekli olarak kaydedildiği bir sistemdir. Bu iki yöntem, devletin nüfus verilerine sürekli ve güncel bir şekilde erişebilmesini sağlar. Türkiye'deki nüfus hizmetlerinin temelleri, Osmanlı İmparatorluğu döneminde tasarlanan güçlü ve köklü geleneklere dayanmaktadır. Osmanlılar, devlete gelir sağlama ve askeri güç oluşturma amacıyla nüfus ve arazi sayımları yapmış ve bu kayıtların titizlikle tutulmasına büyük önem vermişlerdir. Bu yazımlar, Osmanlı'nın kuruluş yıllarına kadar uzanan bir gelenek olup, belirli olaylar ve dönemlerde tekrarlanan sistemli bir uygulama haline gelmiştir (Çimen, 2012). Cumhuriyetin kurulduğu dönemde, nüfus işleri 1914 tarihli Sicil-i Nüfus Kanunu'na göre düzenlenmemekteydi. Bu kanun çerçevesinde doğum, ölüm, yer değiştirme, yaş, isim ve kayıt değişiklikleri ile evlilik ve boşanma gibi olaylar kayıtlara geçiriliyordu. Ayrıca, nüfus sicillerinin nasıl tutulacağı, belgelerin ve defterlerin nasıl saklanacağı ve nüfusla ilgili cezaların nasıl uygulanacağı da bu kanun kapsamında belirlenmişti. İlerleyen süreçte nüfus yönetimi ile ilgili çeşitli yasal düzenlemeler yapılmıştır. Bu düzenlemelerden biri Nüfus Ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Birim Yönergesidir. Yönergeye göre ülke nüfusuna dair politikaların belirlenmesi amacıyla ilgili kuruluşlarla iş birliği yapılması, nüfus hareketlerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi için bir nüfus bilgi bankası oluşturulması, aile ve yaşam istatistiklerinin toplanıp yayımlanması önem arz etmektedir. Ayrıca, nüfus hizmetlerinin düzenlenmesi, yürütülmesi ve denetlenmesi gerekmekte; kayıt hatalarının düzeltilmesi, aile kayıtlarının birleştirilmesi ve mükerrer kayıtların temizlenmesi sağlanmalıdır. Vatandaşlık işlemleri ise kazanım, kayıp ve göçmen kabulü ile ilgili kanunların uygulanması ve vatandaşlık incelemelerinin yapılması şeklinde yürütülmesi sağlanması gerektiği vurgulanmıştır (Cihan, 2024, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Birim Yönergesi, 2020). 34 Türkiye’de vatandaşlık kavramı, Cumhuriyet'in kurulmasından itibaren önemli bir dönüşüm geçirmiştir. Vatandaşlık, bir bireyin bir devlete yasal olarak bağlı olduğunu ifade eden hukuki ve politik bir statüdür. Osmanlı İmparatorluğu döneminde “tebaa” kavramı kullanılırken, Cumhuriyet'in ilanı ile birlikte “vatandaşlık” modern anlamda tanımlanmış ve düzenlenmiştir. 1924 Anayasası ile Türkiye vatandaşlığı kavramı, hukuki ve siyasi bir bağlam kazanmış, bu statüye sahip bireyler devlete karşı belli hak ve sorumluluklar üstlenmiştir (Yılmaz ve Konya, 2022). Cumhuriyet’in ilk yıllarında Türkiye'nin vatandaşlık politikalarına ilişkin önemli yasal düzenlemelerden biri, 28 Mayıs 1928 tarih ve 1312 sayılı Türk Vatandaşlığı Kanunu’dur. Bu kanun, Türkiye Cumhuriyeti’nin modern anlamda vatandaşlık statüsünü tanımlayan ilk yasal çerçeveyi sunmaktadır. Bu kanundan sonra Türkiye'ye göç eden mübadil, göçmen ve mültecilerin entegrasyonuna odaklanmıştır. Bu dönemde, Türk Vatandaşlığı Kanunu ile İskân Kanunu birlikte işlemekteydi. Göçmenlerin yerleştirilmesi ve vatandaşlığa kabul edilmesinde önemli bir yasal düzenleme olmuştur (Şirin, 2021). Ülkelerin nüfusunu belirleyen temel etken doğum ve ölüm oranları arasındaki farktır. Ancak, nüfusun değişimini etkileyen başka önemli faktörler de vardır. Göç hareketleri, nüfusu doğrudan etkiler; ülkenin toprak kazanması veya kaybetmesi, salgın hastalıklar, doğal afetler gibi çeşitli sebepler nüfus sayısının artmasına ya da azalmasına neden olabilmektedir (Aksu, 1998). Türkiye’de 1945 yılana kadar doğum ve ölüm oranlarını vatandaşlar düzenli bildirmedikleri için bu konuda yeterli çalışma yapılamamıştır. 1945 yılından sonra ölüm raporu düzenlenmesi zorunlu hale gelmiştir (Yüceuluğ,1947). Norveç, nüfus yönetimi ve idari kayıt sistemini oluşturan ülkelerden biridir. 1960 yılında kurulmuş olan “Merkezi Nüfus Kayıt Sistemi” nüfus kayıt yönetimi ile ilgili veriler üretmektedir. Avrupa Birliği uyum sürecinde aday ülke olarak Türkiye nüfus ve vatandaşlık hizmetlerini vatandaş-devlet ilişkisi bakımından güçlendirmeyi ön plana almıştır. Bunun için nüfus kayıtlarına ilişkin vatandaş tarafından doğrudan ya da dolaylı olarak süre dahil olabileceği çalışmalar yapılmıştır. Nüfus kayıtlarına yönelik yapılan en büyük çalışma Merkezi Nüfus İdare Sistemi (MERNİS) projesidir (Bincan, 2022). 35 3.2. OSMANLIDAN GÜNÜMÜZE NÜFUS VE VATANDAŞLIK İŞLERİNİN GELİŞİMİ VE YAPILANMASI Nüfus verilerinin kaydedilmesi ve yönetimi, insanlık tarihinin çok eski dönemlerine kadar uzanmaktadır. Nüfus kayıtlarının temel amacı; bireyin ikamet etmekte olduğu ülke, bölge, belediye vb. birimlerde gerçekleştirilen nüfus (doğum, ölüm, evlenme ve boşanma) verilerinin kayıt altına alınmasıdır. Nüfus kayıtlarına ilişkin verilerine tarihte ilk kez M.Ö. 2. yüzyılda Çin'de karşılaşılırken Avrupa’da ise İskandinav bölgesinde rastlanmıştır (Poulain ve Herm, 2013). Bu bölgelerde yapılan nüfus sayımları, genellikle vergilendirme ve askeri hizmetler için gerekli olan bilgileri toplama amacı taşıyordu. Roma’da nüfus sayımları M.Ö. 443 yılında “Servio Tulio” tarafından vatandaşların kendi ve malları sayılmıştır. Bu sayımların düzenli yapılabilmesi için özel bir teşkilat kurulmuştur. Roma'daki 'censor' (sansör) unvanı verilen kamu görevlisi, nüfus ve vatandaşlık kayıtlarını tutan kişiydi. Bu kayıtlar, kişilerin şahsi başvuruları ile yapılmaktaydı (Yüceuluğ, 1947). Roma’da gerçekleştirilen sayımda kişiler; özgür ve köle, beyaz ve beyaz olmayanlar, 16 yaşından büyük erkek ve 16 yaşından küçük erkek olmak üzere 3 bölüme ayrılarak sayılmıştır. Orta Çağ'da nüfus verilerinin toplanması daha sınırlı ve düzensizdi. 17. yüzyıldan itibaren modern devletlerin ortaya çıkmasıyla birlikte nüfus sayımları daha sistematik ve düzenli hale geldi. Özellikle 18. yüzyılın sonlarında ve 19. yüzyılın başlarında Avrupa'da düzenli nüfus sayımları yapılmaya başlandı. Bu dönemde nüfus verileri, devlet yönetimi, ekonomik planlama ve sosyal politika geliştirme gibi amaçlar için kullanılmaya başlandı (Higgs, 2004). Zamanın gereksinimlerine ve yaşam standartlarına göre ülkeler nüfus verilerinin yöntemi konusunda farklı uygulamaları gerçekleştirmişlerdir. Aynı zamanda bu veriler ile nüfusun kendine özgü demografik istatistikleri kullanılarak kamu yönetimi ve planlama politikaları desteklenmiştir. Osmanlı döneminde nüfus bilgilerinin merkezi bir şekilde toplanmasına yönelik çalışmalar 19. yüzyılda başlamıştır. Bu dönemde, devletin nüfus verilerini sistematik bir şekilde kaydetme ve yönetme ihtiyacı artmıştır. Resmi Osmanlı istatistikleri, bu çabanın bir parçası olarak nüfus sayımları ve salnameler (yıllıklar) aracılığıyla tutulmuştur. (Bozbeyoğlu ve Tılıç, 2011). Bu sayımlar, yalnızca demografik amaçlarla değil, aynı zamanda sosyo-ekonomik yapıyı anlamak ve yönetmek için gerçekleştirilmiştir. Osmanlı sayım kütükleri, Türk iktisat ve sosyal tarih araştırmaları için çok değerli bilgiler içermekte ve imparatorluğun farklı dönemlerdeki sosyo-ekonomik yapısını 36 yansıtmaktadır. Mevcut kanaatin aksine, bu sayımlar sistematik bir şekilde, daima aynı yöntemlerle yapılmış ve geniş bir coğrafyaya yayılmıştır. 1831 yılında yapılan sayımlarda; İslam ve reaya, 1-16 yaş arası erkekler, 16-40 yaş arası erkekler ve 40 yaş üzeri erkekler olmak üzere gruplara ayrılmıştır. Bu noktada Osmanlı Devleti'nde soya ve dinsel kimliğe dayalı yapılan nüfus sayımı, 1789 Fransız Devrimi'nin getirdiği ulusal bilinçle birlikte Hıristiyan etnik topluluklarının tam nüfusunu bilme gereği doğmasına neden olmuştur (Köse, 2010). Bu durum, Osmanlı Devleti’nin yönetimsel düzenlemelerinde nüfus ve arazi kaynaklarını etkili bir şekilde kullanma isteğini ve toplumsal yapıyı daha iyi anlama çabasını göstermektedir. Bu kayıtlar, Osmanlı'nın toplumsal, ekonomik ve demografik yapısını anlamada eşsiz bir kaynak sunmaktadır (Barkan,1953; Yalçıntaş, 1972). Osmanlı İmparatorluğu'nda tutulan nüfus ve arazi kayıtları, bugün İstanbul'daki Başbakanlık arşivinde bulunan yaklaşık 1000 civarında ana defter (kütük) aracılığıyla önemli bilgiler sağlamaktadır. Bu belgelerde, kişilerin adları ve babalarının isimleriyle birlikte, ekonomik faaliyetlerini ve sosyal konumlarını ortaya koyan bilgiler yer almaktadır. Böylece, yalnızca nüfus yapısı değil, aynı zamanda toprak mülkiyeti ve vergi sistemi hakkında da değerli bilgiler içermektedir (Cihan, 2024). Cumhuriyet’in ilk yıllarında kullanılan nüfus kütükleri, 1904 yılında gerçekleştirilen nüfus sayımı ile kayıt altına alınan verilere dayanmaktaydı. Bu dönemde yeni bir nüfus sayımı yapılmadığı için, mevcut kütükler Osmanlı döneminden devralınan verilere dayanmaktaydı. Cumhuriyetin ilk yıllarında, Osmanlı'dan devralınan nüfus kayıtlarında ciddi eksiklikler ve hatalar bulunmaktaydı. Balkan Savaşı, I. Dünya Savaşı ve Kurtuluş Savaşı gibi uzun süren çatışmalar ve iç isyanlar, nüfus kayıtlarının güvenilirliğini olumsuz etkilemişti. Bu dönemde askerlikten kaçınma gibi sebeplerle kayıtlarda silme, kazıma ve tahrifatlar yapılmış; büyük göç hareketleri nedeniyle birçok doğum ve ölüm olayı kayıtlara işlenmemişti. Sonuç olarak, birçok kişi sicillerde sağ, bekâr veya evli olarak yanlış bir şekilde kaydedilmişti. Bu durum, nüfus kütüklerinin doğruluğunu önemli ölçüde zedelemiştir (Çakmak, 2013; Çimen, 2012; Güneş, 2014). Türkiye’deki Osmanlı Dönemi nüfus kayıtlarını inceleyen kişilerden biri Ömer Lütfi Barkan’dır. 1941 ele aldığı yazısında “Tarihi Demografi” biliminin nasıl olması gerektiğini açıklamıştır. Barkan, Osmanlı Devleti'nin kuruluşundan itibaren kendine özgü 37 yapılarını ve itibarını koruması gerektiğini vurgulamıştır. Milletler arasındaki rekabet ve mücadele dönem dönem yoğunlaşabilir. Bu durumda fetihlerin sürekli ve başarılı olması için kurumların ve sosyal sınıfların arasındaki ilişki daha önemli hale gelmektedir. Bu durumların incelenmesi için tarih boyunca demografik analizlere ihtiyaç duyulmuştur. Barkan’ın bu çalışmasında devletlerin sürekliliği ve başarısı için sosyal, ekonomik ve demografik değişimlerin incelenmesi gerektiğini vurgulamıştır. Osmanlı Devleti kurulduğu anda itibaren askeri ve vergi amaçlı vatandaşlarını kayıt altına almıştır. Nüfus yönetimi, tarihsel ve sosyolojik yönden çalışmaların hem sebebi hem de sonucudur. Osmanlı Dönemine ait nüfus kayıtları (tahrir defterleri) günümüzde çeşitli arşivlerde bin kadarı bulunmaktadır. Bu tahrir defterlerine göre yetişkin erkek nüfus, toprak sahiplerini ve ellerinde bulunan toprak miktarına ulaşılabilmektedir (Barkan, 1953). Çimen (2012), nüfus kayıtlarının zaman ve ihtiyaca göre değişerek günümüze kadar geldiğini ifade etmiştir. Bu değişimi Osmanlı Devleti’nde Klasik Dönem Nüfus Kayıtları (1831 öncesi), Özel Amaçlı Nüfus Kayıtları (1831), Genel Amaçlı Nüfus Kayıtları (1904 sonrası) olmak üzere 3 dönemde ele almıştır. Klasik Dönem Nüfus kayıtlarında, 1831 yılına kadar süren ilk dönemde, tapu tahrir geleneğine dayanan defterler nüfus defteri işlevi görmüştür. Bu defterlerde sadece vergi ve asker toplama amaçlı kayıtlar tutulmuş, kadın nüfus genellikle dışarıda bırakılmıştır. Kişilerin fiziksel tarifleri de kaydedilmiş, "uzun boylu, kara sakallı" gibi betimlemeler yapılmıştır. Ancak bu dönemde kayıtlar sabit olup, sadece sayım anında güncellenmiştir ve aile bireyleri arasında akrabalık bağları kurulmamıştır.1831-1881/82 yılları arasındaki "Özel Amaçlı Nüfus Kayıt Dönemi"nin, modern nüfus kayıt sisteminin öncüsü olduğunu açıklamaktadır. Bu dönemde, 1831'de yapılan ilk sayımı yönetmek ve nüfus hizmetlerini yürütmek a