Records Management Practices in Universities: Comparative Study of Examples in Canada and Turkey

Abstract

Abstract: This study compares record keeping processes in a Turkish university with those of two Canadian universities. The study aims to clarify the condition of the record systems of two countries, lay out the profiles of professional education of the staff, illustrate the methods of creation, access, retrieval, retention, and disposition of the records, and evaluate administrative conditions and the problems of the record systems. Records management practices in the Turkish universities is evaluated in the example of Hacettepe University. For the Canadian counterpart, the University of British Columbia and Simon Fraser University have been selected and the data gathered from these two universities have been merged. The results of the study shed light on the importance of international comparative studies for evaluating the condition of records systems.

Résumé : Cette étude compare les processus de gestion de documents dans une université turque aux processus de deux universités canadiennes. L'étude vise à vérifier l'état des systèmes de gestion de documents de deux pays, à établir des profils de formation professionnelle du personnel, à illustrer les méthodes de création, d'accès, de récupération, de conservation et de disposition des documents, et à évaluer les conditions administratives et les problèmes des systèmes de gestion de documents. Les pratiques de gestion de documents dans les universités turques sont évaluées par l'entremise de l'exemple de l'Université Hacettepe. Au point de vue canadien, l'Université de Colombie-Britannique et l'Université Simon Fraser ont été sélectionnées et les données recueillies de ces deux universités ont été fusionnées. Les résultats de l'étude mettent en relief l'importance des études comparatives internationales pour évaluer l'état des systèmes de gestion de documents.